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Dante hatte Unrecht; Es gibt zehn Höllenkreise, von denen der tiefste denjenigen vorbehalten ist, die die abscheulichste E-Mail-Sünde begehen. E-Mail ist hier, um zu bleiben, aber es gibt einige Sünder, die es für den Rest von uns noch schlimmer machen. Heute werde ich mir einige der schlimmsten Möglichkeiten ansehen, wie Menschen E-Mails missbrauchen und das Leben für den Rest von uns zum Kotzen bringen können.
Mach dir keine Sorgen, auch wenn du ein Sünder bist, bist du nicht zu einer Ewigkeit des Leidens verurteilt. Umfassen Sie eine einwöchige Buße, um den Fehler Ihrer Wege zu korrigieren und Ihre E-Mail-Sünde zu bereuen, und alles wird vergeben.
Lesen Sie weiter, um herauszufinden, ob Sie es sind ein E-Mail-Heiliger 7 Netiquette-Richtlinien zum Schreiben von E-Mails und ForenbeiträgenNetiquette ist die Abkürzung für Netzwerk- oder Internetetikette. Es umfasst die speziellen sozialen Konventionen, die in Online-Interaktionen zu finden sind. Während die Netiquette dem guten Verhalten oder der Etikette bei Offline-Begegnungen sehr ähnlich ist, gibt es ... Weiterlesen
oder Sünder.Senden von E-Mails an zu viele Personen
E-Mail ist unglaublich günstig zu versenden. Eine Person kann fünf Minuten damit verbringen, eine E-Mail zu schreiben und sie an Tausende oder sogar Hunderttausende von Empfängern zu senden. Es ist auch im Großen und Ganzen äußerst kostspielig, es zu erhalten. Wenn das Lesen zwei Minuten oder das Löschen nur 30 Sekunden dauert, ist die Anzahl der Personenminuten, die eine einzelne E-Mail verschwenden kann, enorm. Dies bedeutet eine massive Verschwendung von Produktionszeit. Auch wenn Sie Maßnahmen ergreifen, um die Auswirkungen zu minimieren, wie z Einrichten eines mehrstufigen Kommunikationssystems Verwenden Sie dieses dreistufige Kommunikationssystem, um Ablenkungen zu widerstehenDas Bedürfnis, ständig in Verbindung zu bleiben, lenkt ab. Um Ihre Beziehungen und Ihre Zeit zu verwalten, verwalten Sie auch die Art und Weise, wie Sie mit der Welt kommunizieren. Erstellen Sie einen intelligenten dreistufigen Plan. Weiterlesen , irgendwann muss man sich noch damit auseinandersetzen.
Zu viele Organisationen haben Richtlinien, in denen jeder, jeder und jeder Hund in allen E-Mails CC-fähig ist. Nicht jeder muss jede einzelne E-Mail erhalten. Wenn Sie zu den Personen gehören, die diese Richtlinien festlegen, oder wenn Sie es nicht aus Gewohnheit tun, sind Sie ein E-Mail-Sünder.
Keine Sorge, die Buße ist einfach. Senden Sie eine Woche lang nur E-Mails an Personen, die diese unbedingt erhalten müssen. Senden Sie im Zweifelsfall keine E-Mail. Sie werden wahrscheinlich überrascht sein, wie wenig Einfluss dies auf den Ablauf hat.
Je mehr E-Mails Sie senden, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie diese erhalten. Wenn Sie also mit Ihrer eigenen E-Mail-Überlastung konfrontiert sind, kann dies ebenfalls hilfreich sein.
Überbeanspruchung Alle antworten
E-Mails sind am besten, wenn sie genau wie ein Brief verwendet werden: Eine Person sendet einer anderen Person eine einzelne Nachricht und wartet darauf, dass sie antwortet. E-Mail funktioniert auch, wenn eine Person eine einzelne Nachricht an viele Personen sendet (solange diese) alle muss es erhalten). Sogar mit Tolle Funktionen wie Thread-Nachrichten 7 Gründe, warum Sie die Verwendung von Desktop-E-Mail-Clients einstellen solltenIst ein webbasierter E-Mail-Client einer Desktop-Option vorzuziehen? Wir haben uns die verschiedenen Vor- und Nachteile angesehen und eine Antwort für Sie gefunden. Weiterlesen E-Mail ist einfach nicht dafür ausgelegt, mehrere Nachrichten richtig zu verarbeiten.
Das Problem wird bei Gruppen-E-Mails sehr deutlich. Ich stufe sie etwas höher als die Atombombe als die schlechteste technologische Entwicklung des 20. Jahrhunderts ein. Ein E-Mail-Thread mit 15 oder 20 Personen kann schnell außer Kontrolle geraten wenn die Leute nicht aufpassen Stolpern Sie nicht über sich selbst: 5 zu vermeidende Gruppen-E-Mail-VerhaltensweisenDas Erstellen einer guten E-Mail ist nicht einfach und eine Kunst, die nur wenige Menschen perfektionieren können. Gruppen-E-Mails sind nicht einfacher. Diese Tipps sollen helfen, Ihre Nachrichten zu verbessern. Weiterlesen . Und denken Sie daran, jede gesendete Nachricht ist eine weitere Benachrichtigung für jemanden irgendwo.
Während die erste Nachricht möglicherweise für alle in der Organisation relevant war, besteht die Möglichkeit, dass die Antworten nicht zutreffen. Wenn Ihr Chef eine Frage an das gesamte Personal sendet, tun Sie dies Ihren Mitarbeitern Ja wirklich Müssen Sie Ihre Antwort sehen? Die übermäßige Verwendung der Schaltfläche "Alle antworten" ist eine der größten E-Mail-Sünden, die Sie begehen können.
Auch hier ist die Buße recht einfach. Für eine Woche müssen Sie nur die Antwortschaltfläche verwenden. Wenn mehr als eine Person die Antwort sehen muss, CC sie manuell. Die Schaltfläche "Alle antworten" ist eine böse Versuchung, der man widerstehen muss.
E-Mail, wenn Sie es nicht brauchen
Manchmal ist E-Mail der beste Weg, um jemanden zu erreichen. Manchmal ist es nicht so. Leider wird E-Mail oft als Standard angesehen. Das E-Mailen, wenn Sie es nicht benötigen, ist eine weitere Möglichkeit, sich direkt in die E-Mail-Hölle zu schicken.
Manchmal gibt es bessere Möglichkeiten, Dinge zu erledigen. Wenn Tony Ihnen gegenüber sitzt, es sei denn, Sie müssen eine Papierspur erstellen, warum nicht rübergehen und mit ihm sprechen? Wenn etwas viel Hin und Her erfordert, ist ein persönliches oder telefonisches Meeting wahrscheinlich viel effizienter. Ein 30-minütiger Anruf kann eine Woche lang E-Mail-Diskussionen ersetzen. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie Lassen Sie Ihre Besprechungen nicht zu einem Zeitvakuum werden Hast du genug von ineffizienten Meetings? Senden Sie diese 8 Regeln an Ihren ChefWenn ein Meeting gut organisiert ist, gibt es keinen Grund, warum es die Produktivität, den Sinn und die Moral nicht verbessern kann. Hier sind einige Regeln für effektive Besprechungen. Weiterlesen .
Ihre Buße besteht darin, alles zu tun, um eine Woche lang keine E-Mails zu senden. Wenn Tony beim Gehen nicht an seinem Schreibtisch sitzt, hinterlassen Sie eine handschriftliche Notiz. Wenn Bob etwas organisieren möchte, rufen Sie ihn an und hämmern Sie es am Telefon aus. Sehen Sie, wie sich die Änderung Ihrer Standardeinstellung von "E-Mail senden" in "Nur E-Mail senden, wenn keine andere Option vorhanden ist" auf Ihre Arbeitsweise auswirkt. Jeder Posteingang wird es Ihnen danken.
Überlange E-Mails senden
So wie das Senden einer kurzen E-Mail an zu viele Menschen eine Sünde ist, kann es auch eine Sünde sein, wirklich lange E-Mails an nur eine Person zu senden. Wenn für das, was Sie sagen möchten, eine E-Mail mit 2000 Wörtern erforderlich ist, verwenden Sie wahrscheinlich das falsche Kommunikationstool. Je länger Ihre E-Mail ist, desto länger dauert das Lesen der anderen Person und desto mehr Aufwand ist erforderlich, um zu antworten. Lange E-Mails können echt scheiße sein!
"Ich hatte keine Zeit, eine kurze E-Mail zu schreiben, also habe ich stattdessen eine lange geschrieben." - Markieren Sie "Marky" Twain
- Harry Guinness (@HarryGuinness) 28. April 2015
Es gibt eine wachsende Bewegung von Menschen, die sich dazu verpflichten Halten Sie alle E-Mails unter fünf Sätzen. Sie haben das Gefühl, dass Sie es falsch machen, wenn die Nachricht nicht so kurz übermittelt werden kann. Wenn Sie sich schuldig gemacht haben, E-Mails geschrieben zu haben, die in das Gebiet von Tolstoi vordringen, müssen Sie sich eine Woche lang der Menge mit fünf Sätzen anschließen. Keine E-Mail, die Sie senden, egal wie notwendig es scheint, kann länger als fünf - vorzugsweise kurze - Sätze dauern. Es ist eine gute Angewohnheit, sich darauf einzulassen und es zu tun machen Sie produktiver 7 Tipps zur E-Mail-Effizienz, um mehr E-Mails schneller zu erledigenDas Leben dreht sich um Kommunikation und ohne sie wird buchstäblich nichts erreicht. E-Mail ist ein Kommunikationsmittel, das Ihnen das Leben erleichtern soll. Anstatt einen Brief schreiben zu müssen oder jemanden zu fangen ... Weiterlesen .
Auf jede Nachricht antworten
Dies ist die Sünde, an der ich mich am meisten schuldig gemacht habe, und ich habe eine Weile gebraucht, um sie zu überwinden. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, besteht der natürliche Impuls darin, sofort zu antworten. Das Problem ist, dass dies zu unnötigem, reaktionärem Austausch führen kann und die Leute erwarten, dass Sie jederzeit verfügbar sind, um sofort auf E-Mails zu antworten. Das sofortige Antworten auf alle E-Mails ist nur eine kleine E-Mail-Sünde, während die Umkehrung der Erwartung, dass jeder sofort antwortet, eine größere Sünde ist.
Indem Sie schnell auf alles reagieren, füttern Sie das Biest, das der Boss ist, der an einem Samstag um 4 Uhr morgens E-Mail-Antworten verlangt. Du darfst solchen Chefs nicht nachgeben. Als Buße für diese SündeSie müssen eine Woche lang mindestens eine Stunde warten, bevor Sie auf E-Mails antworten, und nur während der Arbeitszeit antworten. Wenn etwas eine dringende Antwort erfordert, müssen Sie eine andere Kommunikationsmethode verwenden.
Geh jetzt in Frieden
Liebe es oder hasse es, E-Mail ist hier, um zu bleiben. Es gibt jedoch Möglichkeiten, die Erfahrung für alle anderen zu verbessern. Wenn Sie ein schrecklicher E-Mail-Sünder sind, bereuen Sie Ihre Wege und setzen Sie einige dieser einfachen Lösungen in die Tat um. Die Leute werden es dir danken. Wenn Sie andererseits ein E-Mail-Heiliger sind, leiten Sie diesen Artikel an alle Sünder weiter, die Sie kennen, und verbreiten Sie das gute Wort.
Es gibt unzählige andere E-Mail-Sünden. Welche habe ich vermisst? Und welche Buße würden Sie vorschlagen?
Bildnachweis: xkcd.org.