Werden Sie Chef bei E-Mail: Lassen Sie es nicht den ganzen Tag dauern

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182.900.000.000 E-Mails.

182,9 Milliarden.

Das sind mehr als 25 E-Mails pro menschlichem Verstand auf dem Planeten.

Und das ist einfach so was wir an einem Tag senden (PDF).

Angesichts der verrückten Menge an E-Mails, die jeden Tag gesendet und empfangen werden, ist es kein Wunder, dass diese elektronische Kommunikation für so viele von uns zu schwierig geworden ist. Aber keine Sorge, hier sind einige Produktivitätsgeheimnisse, die Ihnen helfen können, das Biest zu zähmen.

Verwenden Sie vordefinierte Antworten

Ich kann die Wichtigkeit dieses einen nicht betonen. Möglicherweise antworten Sie auf viele E-Mails auf die gleiche Weise, unabhängig davon, ob es sich um eine Ablehnung einer Einreichung, eine Bestätigung der Bemühungen eines Kollegen oder eine einfache Begrüßung handelt. Das einzige, was Sie unbedingt tun müssen, ist, vordefinierte Antworten für Ihre am häufigsten verwendeten E-Mails zu erstellen.

Es ist wirklich einfach Richten Sie vordefinierte Antworten in Google Mail ein E-Mail schneller und besser mit vordefinierten Antworten

Sie haben keine Zeit zum Mittagessen? Kein Problem, schnapp dir eine Dose. Benötigen Sie einen Camping-Chow, der nicht schlecht wird? Einfach, etwas Konserven holen. Sind Sie es leid, dieselben E-Mail-Antworten einzugeben? Versuchen Sie es mit eingemachten E-Mails! Überlegen... Weiterlesen oder ein anderer E-Mail-Client. Egal wie schnell Sie als Schreibkraft sind, Sie sind nicht schneller als zwei Mausklicks, oder? Sparen Sie sich etwas Zeit und tun Sie dies jetzt.

Richten Sie Filter und Beschriftungen / Ordner ein

Der beste Weg, um eine Überlastung zu bekämpfen, besteht darin, sie zuerst zu sortieren. Das bedeutet, dass Sie Filter und Beschriftungen / Ordner in Ihrem Posteingang verwenden. Outlook verfügt über Ordner, Google Mail über Beschriftungen und beide über Filter, die Sie einrichten können, um Ihre E-Mails automatisch an diese Ordner und Beschriftungen weiterzuleiten. Sie können einrichten erweiterte Filter 5 Google Mail-Filter zur Priorisierung und Organisation Ihres PosteingangsWelche Filter sollte jede Person in ihrem Arsenal haben, damit ihr Posteingang so ordentlich ist wie meiner? Ich bin hier, um Ihnen beim Einrichten Ihrer ersten fünf Filter zu helfen, oder ... Weiterlesen in Google Mail entsprechend Ihren benutzerdefinierten Anforderungen. In der Tat bietet Google Mail automatisch an Bringen Sie eine Bestellung in Ihre E-Mail 6 Möglichkeiten, Ihren E-Mail-Posteingang zurückzugewinnenGibt es noch etwas, das so nützlich, verbreitet und frustrierend ist wie ein E-Mail-Posteingang? Es gibt es schon immer und wir benutzen es weiter und solange wir es weiter benutzen, werden Leute wie ich ... Weiterlesen mit seinem neuen Priority Inbox.

Die Einrichtung und Kategorisierung dauert einige Zeit, und der erste Monat erfordert ständige Eingaben von Ihnen. Aber auf lange Sicht ist es Ihre Zeit wert. Stellen Sie die Dinge nicht nur eilig unter Beschriftungen und Filter, denken Sie darüber nach und kategorisieren Sie sie gut, denn dies ist die Automatisierung, die Ihr Posteingang für den Rest Ihres Lebens verwenden wird.

Ich finde es am besten, eine dreistufige Prüfung durchzuführen, bevor Sie eine E-Mail filtern:

1. Fragen Sie sich, welcher Label- / Ordnername (ob vorhanden oder nicht) für diese Nachricht am besten geeignet ist.
2. Überprüfen Sie, ob dieser Name bereits vorhanden ist, und erstellen Sie ihn, falls nicht.
3. Fragen Sie sich, ob dieser Name eine separate Entität sein oder in einen der vorhandenen Ordner unterteilt werden soll.

Wenn Sie dies regelmäßig tun, wird Ihr Posteingang auf magische Weise sauberer.

Nehmen Sie Ihre To-Do-Liste woanders hin

Sagen Sie es mit mir, Leute: "Ihr Posteingang ist nicht Ihre To-Do-Liste." Vivek Haldar von Google hat vor einiger Zeit darüber geschrieben, und ich konnte nicht mehr zustimmen. Hier ist Haldars Einstellung:

E-Mail ist ein schrecklicher Ort für eine Aufgabenliste. Ich verstehe wirklich nicht, wie man GTD per E-Mail bearbeiten kann. Eine E-Mail ist nicht umsetzbar. Sobald Sie es gelesen und verstanden haben, erhalten Sie möglicherweise eine klare Aktion, aber Ihr Posteingang ist nicht der richtige Ort, um es zu verschieben.

In Ihrer E-Mail geht es um Kommunikation. Lassen Sie es also darum gehen. Es gibt viele fantastische Apps für Aufgabenlisten, und ich kann Any.do oder Wunderlist Wunderlist - Die beste To-Do-Listen-Anwendung auf dem iPhone [iOS]Wunderlist ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um zu verfolgen, was Sie tun müssen. Es hat eine elegante Benutzeroberfläche, die nur Sinn macht. Jeder kann es aufheben und herausfinden, wie ... Weiterlesen .

Von Junk abbestellen

Sie werden nicht glauben, wie viele Newsletter und andere Junk-E-Mails Ihren Posteingang trotz eines Spam-Filters verstopfen. Und sobald sich Unordnung aufbaut, kann sie schnell außer Kontrolle geraten. Um es zu stoppen, müssen Sie mit dem Abbestellen beginnen, und es gibt einen wirklich einfachen Trick, um dies zu tun.

Suchen Sie in Ihrem E-Mail-Client einfach nach dem Wort "Abbestellen". Es wird am Ende jedes Newsletters angehängt, sodass Sie plötzlich eine Liste aller Massenmailings in Ihrem Posteingang sehen. Öffnen Sie sie jetzt einfach einzeln und melden Sie sich ab. Ich empfehle die Verwendung von Google Mail Vorschaufenster wenn Sie dies tun, um die Dinge zu beschleunigen.

Es gibt auch Add-Ons und Services zu schnell von Mailinglisten abbestellen Löschen Sie Ihren Posteingang: Melden Sie sich mit diesen Tools schnell von mehreren Newslettern abDas Abbestellen von Newslettern ist mehr als nur Spam. Die meisten Newsletter, die unseren Posteingang füllen, verkaufen keine Medikamente und bieten kein Preisgeld an - es handelt sich um echte Newsletter von vertrauenswürdigen Unternehmen, die wir selbst abonniert haben ... Weiterlesen oder bündeln Sie sie in E-Mail-Digests.

Die goldene Frage für jede E-Mail

Dies ist das große Problem, und es hat mir geholfen, meine Posteingangsüberlastung im letzten Jahr im Griff zu behalten. Tom Stafford von BBC Future stellte eine goldene Frage, die Sie sich beim Öffnen einer Nachricht stellen sollten:

"Wenn ich diese Informationen nicht in meinem Posteingang hätte, würde ich danach suchen?"

Wenn die Antwort Nein lautet, klicken Sie nicht auf "Antworten" oder "Löschen", ohne sie zu öffnen. So einfach ist das. Nein, Sie werden nichts Großes verpassen - ich mache es seit einem Jahr und es funktioniert tatsächlich. Hier ist Staffords Erklärung dafür:

Nirgendwo ist dies so offensichtlich wie in der Gruppen-E-Mail und der daraus resultierenden Lawine von Antworten. Schlagen Sie zurück, indem Sie sich daran erinnern, dass nicht alle E-Mails beantwortet werden müssen und dass viele Probleme von anderen Personen behandelt werden - und sollten. Fragen Sie sich: "Wenn ich diese Informationen nicht in meinem Posteingang hätte, würde ich danach suchen?" Die meisten von Die Antwort lautet wahrscheinlich "Nein". Dies ist ein Zeichen dafür, dass jemand anderes Ihre Daten kontrolliert Beachtung.

Teilen Sie Ihre E-Mail-Hacks

Jeder hat seine eigenen E-Mail-Hacks, um die Unordnung zu verwalten. Der beste Weg, dies zu lernen, besteht darin, sie zu teilen. Wir haben auch unsere eigenen Google Mail-Leitfaden für alle Das Power User Guide für Google MailDieser kostenlose Google Mail-Leitfaden richtet sich an Personen unter Ihnen, die Google Mail bereits als E-Mail-Client verwenden und die zahlreichen Produktivitätsfunktionen optimal nutzen möchten. Weiterlesen . Es hilft, ebenso wie die Ratschläge von professionellen Benutzern. Wenn Stafford diesen Artikel nicht geschrieben hätte, würde ich immer noch in Nachrichten ertrinken und ich bin ihm für immer dafür dankbar.

Also sag mir, wie gehst du mit deinem um? E-Mail-Überladung 3 Tipps zum Umgang mit E-Mail-Überlastung in Google Mail [Show & Tell]Die meisten von uns leiden unter Informationsüberflutung. Mit privaten E-Mails überfordert zu sein, ist möglicherweise kein großes Problem, und das Ignorieren der Hälfte der E-Mails ist bis zu einem gewissen Grad tatsächlich akzeptabel. In einem Berufsleben jedoch ... Weiterlesen ? Hier gibt es keine falschen Antworten, Leute.

Bildnachweis: Pete, Lars Plougmann