So senden Sie automatisch monatliche Rechnungen von Google Sheets

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Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten oder Ihr eigenes Unternehmen führen, fällt es Ihnen nicht immer leicht, Ihre Rechnungen pünktlich zu versenden.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie ein Google-Skript schreiben (SEHR einfach, keine Sorge).

Wir zeigen Ihnen auch, wie Sie dasselbe mit einem Makro machen. Ein Makro kann Ihre Rechnung gut verpacken und per E-Mail an eine beliebige E-Mail-Adresse (n) senden.

Schritt 1: Bereiten Sie Ihre monatliche Rechnung vor

Wenn Sie Ihre Rechnungen derzeit nicht mit Google Sheets verfolgen, sollten Sie dies unbedingt tun. Auch wenn Sie es getan haben Ich habe nie etwas in deinem Leben programmiert Die 10 besten Anfängerprojekte für neue ProgrammiererSie möchten Programmieren lernen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen? Diese Programmierprojekte und Tutorials für Anfänger werden Sie starten. Weiterlesen .

Google Sheets wird in der Cloud gespeichert, in der Sie auch haben die Leistung von Google-Skripten 3 sichere Möglichkeiten zur Steigerung Ihrer Produktivität mit Google Scripts

Mit Google Scripts können Sie alle Arten von wirklich coolen Automatisierungen durchführen, und Sie müssen sie nicht einmal von Grund auf neu erstellen. Steigern Sie Ihre Produktivität erheblich. Weiterlesen an deinen Fingerspitzen. Aus diesem Grund ist Google Sheets weitaus internetfähiger als Excel.

Es spielt keine Rolle, wie Sie Ihre Rechnung formatieren, damit diese Lösung funktioniert. Nehmen wir ein paar Dinge, die Sie organisieren sollten, bevor Sie sich mit Ihrem Google Script befassen.

Das ist nicht kompliziert. Sie müssen lediglich sicherstellen, dass das Blatt Ihres aktuellen Monats immer den gleichen Namen hat. In meinem Fall nenne ich es "Rechnung".

Am 1. des Monats wird die Rechnung automatisch gesendet. Dann, einige Zeit später in der ersten Woche, benenne ich es einfach in diesen Monat und dieses Jahr um.

Erstellen Sie dann das Blatt "Rechnung" neu und beginnen Sie erneut mit der Protokollierung für den aktuellen Monat.

Schritt 2: Erstellen Sie das Google Script

Klicken Sie einfach auf, um über Google Sheets in den Google Script-Editor zu gelangen Werkzeuge im Menü. Dann klick Script Editor.

Es ist klug, den Projektnamen in etwas umzubenennen, an das Sie sich später erinnern werden, wenn Sie jemals Ihre Skripte noch einmal durchgehen und sie optimieren müssen.

Fügen Sie als Nächstes das folgende Skript ein.

Funktion myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var filename = "Aktueller Monat" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (Dateiname); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({to: ToUser, Betreff: 'Hier ist meine Rechnung für den letzten Monat!', body: 'Hi! Ich habe meine Rechnung für diesen Monat beigefügt. Danke für die Arbeit, schätze es sehr! -Ryan ', Anhänge: [SendBook.getBlob (). SetName (Dateiname)]}); }

Wir haben abgedeckt die sendEmail-Funktion So senden Sie E-Mails in einem Google Sheet mit Google ScriptsErfahren Sie, wie Sie Google Scripts verwenden, um Google-Produktivitätstools wie Blätter und Dokumente zu automatisieren und sich Stunden Zeit zu sparen. Weiterlesen in der Vergangenheit, wenn Sie daran interessiert sind, wie das funktioniert.

Bearbeiten Sie die richtigen Teile dieses Skripts so, dass die richtige E-Mail-Adresse angezeigt wird. Stellen Sie sicher, dass der Körper auch den richtigen Namen der Person verwendet, an die Sie ihn senden.

Um zu testen, ob Ihr Skript funktioniert, füllen Sie den Text "ToUser" mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse aus.

Klicke auf das speichern Diskettensymbol im Menü zum Speichern des Skripts. Klicken Sie anschließend auf abspielen Symbol (sieht aus wie ein Rechtspfeil).

Sie werden aufgefordert, die Berechtigung für das Skript zum Zugriff auf Ihre anderen Google-Daten (wie Google Mail und Sheets) zu bestätigen.

Möglicherweise erhalten Sie eine Warnung, dass das Skript unsicher ist. Dies liegt nur daran, dass Sie ein benutzerdefiniertes Skript schreiben, das Google nicht überprüft oder für eine breitere Verwendung autorisiert hat.

Sie können diese Warnung ignorieren, da Sie das Skript erstellt haben und wissen, dass es sicher ist.

Wenn es ordnungsgemäß ausgeführt wird, sollten Sie eine E-Mail erhalten haben, die folgendermaßen aussieht:

Wie Sie sehen können, wird die Tabelle als PDF an die E-Mail angehängt. Auf diese Weise kann der Empfänger es ganz einfach öffnen und anzeigen, auch wenn er Google Sheets nicht verwendet.

Jetzt müssen wir dies automatisieren, damit es am 1. eines jeden Monats ausgeführt wird.

Schritt 3: Automatisieren Sie Ihr Rechnungsskript

Um Ihr Skript zu automatisieren, müssen Sie einen sogenannten "Trigger" erstellen.

Kehren Sie zu Ihrem Google Script zurück und klicken Sie auf Bearbeiten im Menü und wählen Sie Die Auslöser des aktuellen Projekts.

Da Sie für dieses Projekt noch keine Trigger erstellt haben, ist diese leer.

Sie sehen einen blauen Link mit der Aufschrift "Keine Trigger eingerichtet". Klick es.

Wählen Zeitgesteuert Ereignisse, stellen Sie den Timer auf Monatstimerund lassen Sie die Nummer bei 1.

Sobald Sie auf Speichern klicken, sendet Google Scripts das PDF-Format Ihrer Rechnung am 1. eines jeden Monats per E-Mail.

Das ist alles dazu!

Wichtig ist nur, dass Sie Ihre Rechnung im Laufe des Monats auf dem neuesten Stand halten. Stellen Sie sicher, dass es am ersten Tag des nächsten Monats fertig und einsatzbereit ist.

Schritt 4: Erstellen Sie ein Makro

Es gibt einen anderen Ansatz ohne Programmierung, mit dem Sie dasselbe wie im obigen Skript erreichen können: Google Sheets jetzt enthält eine Makrofunktion So automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben in Google Sheets mit MakrosMakros stehen Google Sheets-Nutzern endlich zur Verfügung. Sie benötigen kein Codierungs-Know-how, um sich wiederholende Aufgaben in Dokumenten und Tabellen zu automatisieren. Weiterlesen . Mit Makros können Sie eine Reihe von Aktionen aufzeichnen, um eine Aufgabe auszuführen. In diesem Fall erstellen Sie zuerst das Makro und lösen es dann genauso aus, wie Sie Ihr Google Script ausgelöst haben.

Gehen Sie zunächst in Ihrem Rechnungsbogen zu Extras> Makrosund auswählen Makro aufnehmen.

Führen Sie als Nächstes die normalen Schritte aus, um jemandem das Blatt als PDF-Anhang zu senden.

Gehe zu Dateiund klicken Sie auf E-Mail als Anhang.

Füllen Sie dann alle Formularfelder aus, damit das Motiv und der Körper natürlich aussehen.

Dann klick Senden.

Klicken Sie im Popup "Neues Makro aufzeichnen" auf speichern. Damit ist der Makroaufzeichnungsprozess abgeschlossen. Geben Sie dem Makro einen Namen, an den Sie sich erinnern, und klicken Sie auf speichern nochmal.

Sie sollten gesehen haben, wie Ihre Test-E-Mail mit dem angehängten PDF eingetroffen ist.

Schritt 5: Automatisieren Sie das Makro

Jetzt ist es Zeit, das Makro zu automatisieren. Sie können Makros genauso auslösen wie Google Scripts.

Geh zurück in Werkzeuge und Script Editor. Klicken Sie auf den Code macros.gs.

Notieren Sie sich den Namen der Makrofunktion. Im obigen Beispiel lautet der Name der Makrofunktion myFunction1.

Jetzt geh rein Bearbeiten, und Die Auslöser des aktuellen Projekts.

Dieses Mal sehen Sie im Dropdown-Feld Funktionen die Makrofunktion in der Liste. Wählen Sie es aus.

Richten Sie dann einfach den Rest des Auslösers wie oben für den Google Script-Auslöser ein.

Setzen Sie Ereignisse auf Zeitgesteuert. Wählen Monat Timer. Belassen Sie die Nummer bei 1.

Jetzt wird Ihr aufgezeichnetes Makro jeden Monat ausgeführt.

Das Rechnungsblatt wird als PDF an die E-Mail-Adressen gesendet, die Sie bei der Aufzeichnung des Makros definiert haben.

Automatisierte Google Sheets können Zeit sparen

Die Triggerfunktion in Google Sheets ist wirklich die Kraft hinter dieser Automatisierung. Damit können Sie all diese alltäglichen Aufgaben automatisieren, die Sie häufig ausführen, damit Sie sich auf wichtigere Dinge konzentrieren können.

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