Delegation: Ein Muss für Führungskräfte, um Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren

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Vielleicht sind Sie neu in einer Führungsrolle oder haben einfach Probleme mit der Delegation. Als Führungskraft ist es notwendig, Aufgaben an andere zu delegieren, kann aber eine Herausforderung sein. Wenn Sie vor kurzem erwarb dein eigenes Team Was ist der Unterschied zwischen einem Boss und einem Anführer? Weiterlesen Wenn Sie Hilfe bei der Delegierung benötigen, finden Sie hier einige hilfreiche Tipps.

Der beste Weg zu beschreiben, wie man delegiert, ist mit den fünf Ws: Wer, Was, Wann, Wo und Warum. Um ein klares Bild zu zeichnen, beginnen wir mit dem Warum.

Warum ist eine Delegation erforderlich?

Die Delegation hat viele Vorteile für Sie als Führungskraft sowie für Ihre Organisation und Ihr Team. Viele Personen haben jedoch Probleme, Aufgaben zu delegieren.

Einige denken vielleicht, dass es einfacher ist, Aufgaben selbst zu erledigen, als sie zu delegieren. Andere fühlen sich möglicherweise wertvoll, wenn sie nur Aufgaben erledigen. Noch mehr könnten bei der Delegation einfach unerfahren sein.

Das Harvard Business Review Online-Staaten:

Manager, direkte Berichte und Organisationen profitieren von der Delegation. Dennoch bleibt es eine der am wenigsten genutzten und unterentwickelten Managementfähigkeiten.

Und außerdem die Zeitmanagement-Studie von Harvard Business Review verwiesen kam zu dem Schluss, dass:

332 befragte Unternehmen waren besorgt über die Delegationsfähigkeiten ihrer Mitarbeiter. Gleichzeitig boten nur 28 Prozent dieser Unternehmen Schulungen zu diesem Thema an.

Vorteile für Sie als Leader

• Sie können Ihre Aufmerksamkeit auf andere Elemente lenken.
• Sie können Ihre Zeit effektiv planen.
• Während des Arbeitstages können Sie mehr erreichen.

Vorteile für Ihre Teammitglieder

• Sie können neue Fähigkeiten erlernen oder aktuelle Fähigkeiten verbessern.
• Sie können sich als Teil eines vertrauenswürdigen Teams und einer vertrauenswürdigen Umgebung fühlen.
• Sie können ihr Selbstvertrauen und ihre Motivation verbessern.

Vorteile für Ihre Organisation

• Es kann die Produktivität steigern.
• Es kann erfolgreiche Prozesse für Kunden und Kunden anbieten.
• Es kann eine vernetzte Kultur für alle Mitarbeiter aufbauen.

Wie Sie sehen, berühren die Vorteile der Delegation mehr als nur eine Führungskraft. Wenn Sie sich also zurückgehalten haben, wirken Sie sich auch auf Ihr Unternehmen und Ihr Team aus.

Was sollten Sie delegieren?

Nachdem Sie die Bedeutung der Delegation als Führungskraft kennen, müssen Sie im nächsten Schritt entscheiden, was Sie delegieren möchten.

In vielen Fällen ist die Delegation bestimmter Aufgaben ein Kinderspiel. Beispielsweise würden Sie einem Vertriebsmitarbeiter keine Programmieraufgabe zuweisen. Wenn es jedoch um Ihre eigenen Aufgaben geht, kann es schwieriger sein, zu entscheiden, welche Berechtigungsdelegation erforderlich ist.

Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Ist das eine Aufgabe, für die nur ich das Wissen habe?
• Vermeide ich es, diese Aufgabe zuzuweisen, weil sonst niemand Zeit hat?
• Halte ich an Aufgaben fest, weil ich alles selbst erledigen möchte?
• Ist das eine wiederkehrende oder routinemäßige Aufgabe?
• Bin ich wirklich für diese Aufgabe verantwortlich?

Ein Projekt der North Carolina State University gibt dies in seiner Liste der Arten von Aufgaben an, die delegiert werden sollten:

Menschen behalten oft Aufgaben, die ihnen am meisten Spaß machen, für sich, auch wenn die Aufgabe nicht in ihrer Verantwortung liegt. Diese Aufgaben sind nicht der beste Weg, um Ihre Zeit und Energie zu verbringen.

Wenn Sie sich für eine Delegierung entschieden haben, bleiben Sie bei dieser Entscheidung. Dann, Ordnen Sie Ihren Zeitplan und Ihre Aufgabenliste 9 Beste Zeitmanagement-Tools, um organisiert zu bleibenDie hier gezeigten Zeitmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, Ihre Tage optimal zu nutzen. Geeignet für jede geschäftliche oder persönliche Situation. Dies ist die Zeit, um Ihr Leben zu organisieren! Weiterlesen um die anderen wichtigen Dinge unterzubringen, die Sie beachten sollten.

Wer ist die richtige Person für die Aufgabe?

Nachdem Sie festgelegt haben, welche Elemente delegiert werden sollen, müssen Sie logisch entscheiden, wer die Aufgabe angehen soll. Wenn Sie der Leiter sind, ob eine kleine ständige Gruppe oder ein flexibles Projektteam, Ihre Teammitglieder kennen Die 5 besten Projektmanagement-Tipps für AnfängerWenn Sie zum ersten Mal eine Projektmanagerrolle übernehmen, finden Sie hier nur fünf Tipps zum Projektmanagement, die Ihnen den Einstieg erleichtern. Weiterlesen ist der Schlüssel.

Wenn es darum geht, Aufgaben zu delegieren, müssen Sie natürlich die Fähigkeiten jeder Person erkennen. Gleichzeitig sollten Sie wissen, wie gut sie arbeiten und wie verantwortungsbewusst sie sind. Das Zuweisen einer Aufgabe zu jemandem, dem Sie vertrauen können, ist wichtig für den erfolgreichen Abschluss.

Forbes bietet diese an zwei hilfreiche Ratschläge zur Delegation:

Neben Vertrauen müssen Sie auch den Personen, an die Sie delegieren, die Möglichkeit geben, einen Job auf ihre Weise zu erledigen.

Delegieren Sie Verantwortung und Autorität, nicht nur die Aufgabe.

Denken Sie daran, dass dieses Teammitglied nach dem Delegieren einer Aufgabe dafür verantwortlich sein sollte. Dies bedeutet nicht, dass Sie weggehen sollten, sondern dass Ihr Teammitglied die Führung übernehmen muss.

Wann sollten Sie Aufgaben delegieren?

Sie wissen also, was Sie delegieren und an wen, aber wann übergeben Sie diese Regierungszeiten? Sie finden viele Variablen, die daran beteiligt sind, wann eine Aufgabe delegiert werden soll. Sie müssen mindestens das Fälligkeitsdatum, die Priorität und den Aufwand berücksichtigen.

Zum Beispiel dringende Aufgaben und Die Fähigkeiten eines Teammitglieds sollten natürlich von Anfang an delegiert werden. Aber diejenigen, die eine niedrige Priorität haben oder mit denen verschiedene Personen umgehen könnten, können möglicherweise warten.

Ein nützlicher Weg, um diese Entscheidung zu treffen, ist die Verwendung einer Methode zur Priorisierung von Aufgaben. Eine solche Technik, die Eisenhower-Matrix genannt wird, kann Ihnen helfen, schnell Prioritäten zu setzen. Mit dieser Methode können Sie Ihre Aufgaben in vier Quadranten für "Zuerst ausführen", "Planen", "Delegieren" und "Nicht ausführen" einteilen.

Wenn Sie die Buckets für "Zuerst ausführen" und "Planen" überprüfen, können Sie Aufgaben problemlos in den Abschnitt "Delegieren" verschieben. Dies ist auch eine nützliche Methode zum Bestimmen der Aufgaben, die in den Don't Do-Quadranten fallen können.

Wo sollten Sie delegierte Aufgaben verwalten?

Die Aufgabe wurde delegiert und jetzt ist es Zeit für Sie, weiterzumachen… fast. Sie müssen die Aufgabe noch verfolgen und weiterverfolgen, bis sie abgeschlossen ist.

Sie verwenden wahrscheinlich mehrere Anwendungen und Werkzeuge in Ihrer Position Werden Sie mit Wrike ein organisierterer und produktiverer MarktführerUnabhängig davon, ob Sie ein einzelnes Projekt bei der Arbeit leiten oder ein kleines Unternehmen leiten, erfordert jede Rolle eine extreme Organisation und Planung. Dies ist mit einem herkömmlichen Planer oder Planer nicht immer möglich. Geben Sie Wrike, ein ... Weiterlesen . Wenn Sie über einen zuverlässigen Verfolgungsmechanismus verfügen, müssen Sie die von Ihnen delegierten Aufgaben einbeziehen. Wenn Sie jedoch einige Vorschläge benötigen, finden Sie hier fünf hervorragende Optionen.

1. Ausblick ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zuzuweisen und eine Kopie in Ihrer eigenen Liste zu behalten.
2. Google bietet Funktionen Sparen Sie Zeit mit 10 nicht ausreichend genutzten Google-FunktionenDie Tools und Dienste von Google erledigen alles für uns. Es gibt jedoch viele Funktionen, die nicht ausreichend genutzt werden. Sparen Sie ein paar Sekunden und erledigen Sie Ihre täglichen Google-Tools. Weiterlesen zum Delegieren von E-Mails und Kalenderaufgaben mit Google Mail und Google Kalender.
3. Trello Verwendet die Kanban-Methode zum Verwalten von Projekten mit Funktionen, um anderen Aufgaben zuzuweisen.
4. Podio Bietet eine saubere Kommentarstruktur für delegierte Aufgaben, um alle auf dem Laufenden zu halten.
5. Meistertask Ermöglicht die einfache Zuweisung und Benachrichtigung über Änderungen des Aufgabenstatus.

Denken Sie daran, dass das von Ihnen verwendete Tool nicht nur die Möglichkeit bieten sollte, Aufgaben zuzuweisen. Sie sollten eine verwenden, die Funktionen wie Benachrichtigungen, Folgemethoden und Erinnerungen bietet.

Schulungsressourcen für Delegationen

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sie oder Ihre Organisation von einem Delegationsschulungsprogramm profitieren könnten, finden Sie hier einige Ressourcen, die Sie erkunden sollten.

• Business Training funktioniert
• Dale Carnegie Training
• American Management Association
• CRM-Lernen

Wie gut delegieren Sie?

Die Fähigkeit, an andere zu delegieren, ist eine wichtige Fähigkeit für jeden Führer 5 Zeitmanagement-Tipps, die Sie zu einem Leader bei Life & Work machen könnenOb Sie es realisieren oder nicht, Sie sind ein Führer. Auch wenn das bedeutet, ein Führer Ihres eigenen Lebens zu sein. Diese Tipps helfen Ihnen dabei, noch besser zu werden. Weiterlesen . Und wie Sie hier gelesen haben, gelten die Vorteile nicht nur für Sie, sondern auch für Ihre Organisation und Ihr Team. Dies macht es zu einer Win-Win-Win-Situation.

Haben Sie das Gefühl, über solide Delegationsfähigkeiten zu verfügen? Oder haben Sie alle zusammen mit der Aufgabe der Delegation zu kämpfen? Fühlen Sie sich frei, Ihre Gedanken zu diesem Thema in den Kommentaren zu teilen.

Bildnachweis: Duncan Andison / Shutterstock