So schreiben Sie die perfekte professionelle E-Mail (mit Daten gesichert)

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Das Schreiben effektiver E-Mails scheint einfach zu sein. Wenn Sie jedoch eine noch bessere Leistung Ihrer E-Mails erzielen möchten, beachten Sie die folgenden wissenschaftlich fundierten Regeln.

In der Vergangenheit haben wir aufgelistet 12 Gründe, warum die Leute Ihre E-Mails immer noch ignorieren 12 Gründe, warum Menschen Ihre E-Mails immer noch ignorierenHaben Sie oft Probleme damit, Leute dazu zu bringen, auf Ihre E-Mails zu antworten? Wir zeigen Ihnen, warum Personen Ihre E-Mails möglicherweise ignorieren und wie Sie sie auf Ihre Nachricht aufmerksam machen und darauf reagieren können. Weiterlesen . Wir haben Ihnen sogar schrittweise Anweisungen gegeben Beschäftigte dazu bringen, auf Ihre Nachrichten zu antworten 6 Möglichkeiten, beschäftigte Personen dazu zu bringen, Ihre E-Mails zu beantwortenBeim E-Mail-Versand gibt es ganz andere Regeln, die eine Person dazu ermutigen oder entmutigen, auf die Schaltfläche "Antworten" zu klicken und Ihnen zu antworten. Lernen Sie die Regeln für den Erfolg von E-Mails kennen. Weiterlesen

. Jetzt ist es an der Zeit, einige noch spezifischere, umsetzbare Tipps zu teilen, die auf Daten basieren.

Jeder dieser Tipps verbessert nicht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mails gelesen werden, sondern auch, dass Sie eine positive Antwort von diesen E-Mails erhalten. Dies ist wichtig, da E-Mails nach wie vor die Hauptkommunikationsform in der Geschäftswelt sind. Wenn Sie wissen, wie man effektive E-Mails erstellt, verschaffen Sie sich einen klaren Vorteil gegenüber Ihren Kollegen.

1. Holen Sie sich auf Vornamen Bedingungen

Das klingt offensichtlich, aber wenn Sie wirklich möchten, dass die Leute aufpassen, wenn sie eine E-Mail von Ihnen erhalten, verwenden Sie ihren Namen. Und benutze es mehr als einmal.

Forschung im Jahr 2006 veröffentlicht zeigten, dass mehrere Regionen des Gehirns "eine stärkere Aktivierung des eigenen Namens zeigen", was den Beweis erbringt, dass "das Hören des eigenen Namens eine einzigartige Aktivierung der Gehirnfunktion hat".

Verwenden Sie den Namen Ihres Empfängers im Betreff der E-Mail und E-Mail-Körper ist daher ein psychologischer Trick, der Aufmerksamkeit erregen kann. Das Schließen mit "Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören, Stan" ist weitaus effektiver als nur "Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören".

2. Umarme den Halo-Effekt

Menschen werden von Menschen beeinflusst, denen sie vertrauen. Wenn ein Manager Ihnen rät, sich mit dem Direktor Ihres Unternehmens in Verbindung zu setzen, nennen Sie diesen Manager in Ihrer Einführungs-E-Mail. Kalte E-Mails sind schrecklich zu empfangen. Es ist daher äußerst wichtig zu zeigen, dass Sie die Unterstützung von jemandem haben, dem Ihr Empfänger vertraut.

Dies ist teilweise auf eine Theorie zurückzuführen, die als Halo-Effekt. Dies ist eine Art Bestätigungsfehler. In diesem Fall würde die Voreingenommenheit wahrscheinlich den allgemeinen Eindruck des Direktors von verbessern Sie einfach wegen ihres positiven Eindrucks von dem Manager, der Sie verwiesen hat.

Sie müssen sich jedoch nicht daran halten, Vorgesetzte zu erwähnen. Wenn Sie sich auf die Ansichten und Ideen von Experten, Kunden, gemeinsamen Freunden und Menschenmengen stützen, können Sie auch Ihre E-Mails stärken. vorausgesetzt, der Empfänger schätzt die Ansichten der Personen, auf die Sie verweisen.

3. Sei wütend oder glücklich. Aber niemals neutral

Wann Boomerang, eine führende Google Mail-App, analysierte seine Datenfanden sie etwas unglaublich interessantes. "Einer der wichtigsten Faktoren bei der Bestimmung der Antwortraten ist, wie positiv (Wörter wie großartig) oder negativ (Wörter wie schlecht) die Wörter in der Nachricht sind."

Beide mäßig positiv und Negative E-Mails erhielten 5–15% mehr Antworten als neutrale E-Mails. Davon abgesehen, extrem feindliche E-Mails 10 E-Mail-Tipps zum Umgang mit wütenden, trollischen oder unhöflichen E-MailsEs ist unglaublich frustrierend, Ihren E-Mail-Posteingang zu überprüfen, um eine völlig hasserfüllte Nachricht zu finden. Warum in aller Welt handeln die Menschen so? Wenn dies gesagt ist, sollten Sie lernen, sich zu verteidigen, während ... Weiterlesen erhielt kaum eine Antwort. Übermäßig schmeichelhafte E-Mails zeigten ebenfalls keine bessere Leistung. Mit anderen Worten, vermitteln Sie Ihre Gefühle, aber reagieren Sie nicht übermäßig.

4. Halte es kurz (Aber wie kurz?)

Ich weiß, ich weiß. Es wird Ausnahmen geben. Einer von meine Lieblingshirnstellen Lesen Sie mehr Intelligente Inhalte im Jahr 2016 mit diesen 35 WebsitesWir sollten alle diese 35 Seiten öfter lesen. Wenn Sie müde von heruntergekommenen Inhalten sind, machen Sie die Dinge in diesem Jahr mit dieser Super-Liste etwas nachdenklicher. Weiterlesen , Gehirn Pickings sendet unglaublich lange E-Mails, die eine Freude zu lesen sind. Insgesamt deuten die Daten jedoch darauf hin, dass Sie lange E-Mails vermeiden sollten.

Zusammen mit diesen Informationen zu den Arten von Wörtern, die Sie in Ihren Nachrichten verwenden sollten, fand Boomerang auch die „ideale“ Länge einer E-Mail. Basierend auf ihrer Analyse von 40 Millionen E-Mails stellten sie fest, dass diejenigen mit nicht mehr als 50 bis 175 Wörtern die größte Chance hatten, eine Antwort zu erhalten (49 bis 50%). Dies wird auch durch die Ergebnisse von a MIT-Studie 2010.

Dies ist ein weiser Rat, aber nicht immer praktisch. Die Lektion besteht jedoch darin, Ihre E-Mails kurz zu halten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, das zu abonnieren Fünf Sätze Philosophie, und senden Sie niemals E-Mails mit einer Länge von mehr als fünf Sätzen. Als Investor und Autor Guy Kawasaki sagte gegenüber Entrepreneur.com"Weniger als fünf Sätze sind oft abrupt und unhöflich, mehr als fünf Sätze verschwenden Zeit."

5. Verwenden Sie das Wort "Weil"

Wenn Sie die Kühnheit haben, jemanden zu bitten, etwas für Sie zu tun, sagen Sie es ihm zumindest Warum. Das wissen wir seit den 70er Jahren, als Professor für Psychologie an der Harvard University Ellen Langer veröffentlichte eine Studie Hervorheben der Bedeutung des Wortes "weil".

Wir erhalten viel zu oft E-Mails, die nur etwas verlangen („Können Sie mir diesen Bericht bis 14 Uhr senden?“), Ohne zu erklären, warum. Durch die Einführung des Wortes "weil" in unsere Anfrage ("Können Sie mir diesen Bericht bis 14 Uhr senden, da er bis 17 Uhr bearbeitet werden muss) erhöhen sich die Chancen auf Compliance.

Laut dieser Studie könnte dies daran liegen, dass „Menschen sich„ automatisch “verhalten… als eine Form einer Heuristik oder Abkürzung. Und wenn wir das Wort "weil" hören, gefolgt von einem Grund (egal wie lahm der Grund ist), müssen wir uns daran halten. "

6. Bieten Sie nicht mehr als 3 Möglichkeiten an

Das Paradox der Wahl Hier haben wir so viele Möglichkeiten, dass wir gelähmt werden. Versuchen Sie, nicht mehr als drei Optionen anzubieten, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mails nicht zu einem Paradox Ihrer Wahl führen.

Der menschliche Geist liebt die Magie von drei. Deshalb geben wir drei Medaillen bei den Olympischen Spielen. Wir analysieren Dinge im Hinblick auf Optimismus, Realismus und Pessimismus (oder hoch, mittel und niedrig). Aus diesem Grund reifen die Wirtschaftsmärkte häufig nur zu drei Hauptkonkurrenten.

Bei der Entscheidungsfindung stützen wir uns auch gerne auf drei Gründe oder drei Entscheidungen. Dies wurde durch Forschung mit dem Titel gezeigt Wenn drei Reize, aber vier Alarme, durchgeführt von zwei Verhaltensforschern. Wenn Sie beim E-Mail-Versand ein Meeting oder einen Anruf arrangieren, geben Sie nur drei Zeit- und Datumsoptionen an. Alternativ können Sie ein Meeting-Scheduling-Tool wie verwenden Gekritzel, was wir haben überprüft 5 Kalenderverwaltungs- und Planungstools für das JahrBehalten Sie alles in Ihrem Zeitplan im Auge. Hier sind fünf kostenlose Tools, die besonders hilfreich sein können, um Ihren Kalender in Ordnung zu halten. Weiterlesen in der Vergangenheit.

7. Schreiben Sie in der dritten Klasse

Die Lesestufe Ihrer E-Mails kann sich massiv auf Ihre Antwortraten auswirken. Laut BoomerangE-Mails, die auf College-Lesestufe geschrieben wurden, hatten eine Rücklaufquote von nur 39%. Die effektivste Lesestufe war die dritte Klasse, die eine Rücklaufquote von 53% erreichte.

Die Lesestufe wird hauptsächlich durch Betrachten der Anzahl der Silben in Ihren Wörtern und der Anzahl der Silben ermittelt Wörter in deinen Sätzen. " Behalten Sie sowohl Ihre Sätze als auch Ihre Wörter bei, um Ihre Antwortrate zu verbessern kurz. Um die Lesestufe Ihrer eigenen E-Mails zu überprüfen, kopieren Sie sie und fügen Sie sie in Tools wie z Lesbarkeits-Score, oder Hemingway Editor.

8. Lesen Sie Ihren Text Korrektur

Bei längeren E-Mails ist dies selbstverständlich, bei kürzeren E-Mails wird das Korrekturlesen jedoch häufig übersehen. Das ist eine schlechte Idee.

In einem 2001 StudieLarry Beason hat gezeigt, dass Fehler beim Schreiben (einschließlich Rechtschreib- und Grammatikfehler sowie logische Fehler) mehrere negative Auswirkungen auf die Wahrnehmung des Schriftstellers haben.

Wenn ein Leser einen Fehler bemerkt, macht er automatisch Annahmen über den Schreiber. In dieser Studie waren die häufigsten Annahmen, dass der Autor ein fehlerhafter Denker war, keine detaillierte Person, ein schlechter Kommunikator und / oder schlecht ausgebildet.

Dies sind einige ziemlich schädliche Eigenschaften, die Sie vermeiden können, einfach durch gesehen zu werden Korrekturlesen Grammarly Lite - Eine Browser-Erweiterung für alle Ihre Korrekturlesebedürfnisse [Chrome, Firefox, Safari]Wie können Sie derzeit Korrektur lesen, was Sie auf Ihrem Computer eingeben? Geben Sie es in Google ein? In Word einfügen? Oder verwenden Sie eine Korrekturlesewebsite, in die Sie Ihren Text einfügen? Ich bin definitiv ... Weiterlesen jede Ihrer E-Mails.

9. Zahlen als Zahlen anzeigen

Wenn Zahlen wie Statistiken, Daten, Datum, Uhrzeit usw. sind in Ihrer Nachricht wichtig, zeigen Sie diese als Ziffern an, anstatt sie auszutippen (12 statt zwölf).

Eye-Tracking-Studien haben gezeigt, dass die Augen eines Lesers im Allgemeinen über Text scannen, während „Ziffern oft das wandernde Auge aufhalten“. Dies liegt daran, dass „Zahlen Fakten darstellen“. Zahlen sind harte Daten, die der Verstand schnell herausfinden kann. Der Leser geht davon aus, dass diese Zahlen ein wichtiger Teil der Nachricht sind.

Denken Sie daran, wenn Sie Ihre eigenen E-Mails erstellen. Wenn Zahlen ein wichtiger Bestandteil Ihrer Nachricht sind, zeigen Sie diese als Zahlen an, damit Ihr Leser das Wichtige vom Unwichtigen filtern kann.

E-Mail für Sie arbeiten lassen

In den meisten Jobs sind E-Mails ein entscheidender Bestandteil unserer Kommunikation mit unseren Kollegen. Unabhängig davon, ob Sie 10 oder 100 E-Mails pro Tag senden, müssen Sie lernen, wie Sie effektive Nachrichten erstellen.

Wie Sie von oben sehen können, ist dies nicht schwierig. Kleine Änderungen, wie z. B. das Prägnieren Ihrer E-Mails, das Korrekturlesen oder das Ändern der Emotionen Ihres Schreibens, können große Auswirkungen haben. Und mit kostenlose Tools zur Verbesserung von E-Mails 5 Tools, mit denen Sie bessere E-Mails schreiben könnenJeder versucht immer noch, das E-Mail-Problem zu lösen. Sprechen wir also auch über die grundlegendste Gewohnheit von allen - die Kunst, bessere E-Mails zu schreiben. Mit Hilfe einiger cooler Werkzeuge. Weiterlesen um zu helfen, gibt es keine Entschuldigung.

Diese Chancen können nicht nur die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass Ihre E-Mails bemerkt und beantwortet werden, sondern auch dazu beitragen, ein verbessertes professionelles Image von sich selbst zu entwickeln.

Welche Änderungen haben Sie an der Art und Weise vorgenommen, wie Sie E-Mails schreiben, die ihre Effektivität verbessert haben? Wir würden gerne hören!

Bildnachweis: Umarmung von Hernán Piñera (Flickr), Fragezeichen von Marco Bellucci (Flickr), Beispiel für Korrekturlesen von volkspider (Flickr), Email von Dennis Sklay (Flickr)