Zeitblockierung - Die Geheimwaffe für besseren Fokus

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Suchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Zeitblockierung.

Vor ein paar Monaten bin ich rübergekommen Cal Newports leuchtender Beitrag zur Zeitblockierung - Ein Produktivitäts-Hack, mit dem Sie Ihren Arbeitstag optimal nutzen können, indem Sie ganz bestimmten Zeitblöcken ganz bestimmte Aufgaben zuweisen. Dies basiert lose auf dem Parkinson-Gesetz, dessen Idee das ist Die Arbeit wird einfach erweitert, um die für ihre Fertigstellung verfügbare Zeit zu füllen.

Für einige mag die Idee, Aufgaben so starr zu planen, kontraintuitiv sein. Wenn Sie jedoch einen Rückstand an Aufgaben haben oder eine Frist einhalten müssen, kann die Zeitblockierung Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und Ablenkungen, Aufschub und unproduktives Multitasking in Schach zu halten.

Newport verbringt in der Regel am Ende eines jeden Tages etwa 15 bis 20 Minuten damit, seine „Zeitblöcke“ für den folgenden Tag zu planen. mit dem übergeordneten Ziel, „sicherzustellen, dass Fortschritte bei den richtigen Dingen im richtigen Tempo für die relevanten Personen erzielt werden Fristen “. Seine Theorie besagt, dass „eine 40-Stunden-Arbeitswoche, wie ich schätze, die gleiche Menge an Output erzeugt wie eine mehr als 60-Stunden-Woche ohne Struktur“.

Für ein mögliches Versprechen von a 50% Produktivitätssteigerung (insbesondere im Zusammenhang mit tiefer, harter Arbeit) ist die Versuchung, diesem Hack einen Probelauf zu geben, schwer zu widerstehen.

Geben Sie der Planung etwas Zeit

Wenn Sie versucht sind, dies auszuprobieren, müssen Sie zunächst eine kurze Zeit damit verbringen, festzulegen, was Sie vor Ablauf der Woche erledigen müssen. Entscheiden Sie, was eine gut investierte Woche ausmacht.

Schreiben Sie 3-5 der wichtigsten Aufgaben auf, die Sie ausführen müssen (diese Entscheidungs-Apps Unentschlossen? Treffen Sie mit diesen Apps die richtigen EntscheidungenHaben Sie von dem Paradox der Wahl gehört? Wenn Sie wie ich sind und unter einer Analyse-Lähmung leiden, werden diese Apps Ihr Leben verändern. Weiterlesen kann helfen) und andere notwendig (wenn auch nicht immer wichtig) Aufgaben, die Sie nur erledigen müssen. Wenn Sie dann an einem typischen 8-Stunden-Arbeitstag arbeiten, teilen Sie diese 8 Stunden in unterschiedlich große Blöcke auf, wobei jeder Block einer bestimmten Aufgabe (oder einer Reihe von Aufgaben) gewidmet ist - wichtig und notwendig - daran muss man arbeiten. Google Kalender ist ein perfektes Werkzeug dafür, aber ein Stück Papier kann genauso gut funktionieren.

Sie können ein einfaches Beispiel (für nur einen Tag) sehen, das ich vor einigen Tagen unten verwendet habe, obwohl Sie dies natürlich so detailliert wie möglich gestalten können. Versuchen Sie, die Aufgaben so über die Woche zu verteilen, dass sie besser funktionieren alle Ihrer Ziele, ohne sich zu sehr zu drängen.

Bevor Sie jedoch direkt eintauchen, sollten Sie einige Dinge beachten.

Sei ehrlich zu dir selbst

Versuchen Sie nicht, zu viel in einen Tag zu drücken. Es ist allzu leicht zu unterschätzen, wie lange eine Aufgabe dauern wird - insbesondere Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie 50% effizienter als gewöhnlich sind. Wenn Sie jemand sind, der es nie ist verfolgte ihre Zeit 4 ausgezeichnete kostenlose Zeiterfassungstools [Android]Egal wer Sie sind, Zeit ist ein unglaublich wichtiges Gut. Wir haben alle die gleiche Zeit - 86.400 Sekunden pro Tag - und es liegt an uns, wie wir diese Zeit verbringen ... Weiterlesen vor dem werden Nehmen Sie sich eine Weile Zeit, um zu lernen.

Sie müssen die durchschnittliche produktive Zeit ermitteln, die Sie in Ihrem Posteingang verbringen. Sie müssen genau wissen, wie lange Sie sich tatsächlich auf die Tiefe konzentrieren können. schwierig Arbeit. Wenn Sie vier Stunden für tiefe Arbeit sparen, sich aber nur zwei Stunden lang wirklich konzentrieren können (zum Beispiel), sind das zwei Stunden verschwendet, die für weniger anspruchsvolle Aufgaben hätten aufgewendet werden können.

Wenn Sie mehr darüber erfahren, wie Sie arbeiten und wie lange jede Aufgabe wirklich dauert, werden Ihre Zeitblockschätzungen immer genauer und helfen Ihnen, produktiver zu werden.

Sie können Zeit blockieren Reaktive Arbeit Zu

Wenn ein Großteil Ihrer Arbeit reaktiv ist, denken Sie möglicherweise, dass diese Methode für Sie nicht funktioniert. Aber zum Glück du kann Weisen Sie auch der reaktiven Arbeit Zeitblöcke zu, um das 8-stündige Ping-Pong-Spiel bei der Arbeit zu vermeiden.

Zum Beispiel…

Wenn ein großer Teil Ihrer Arbeit in Ihrem Posteingang verbracht wird, planen Sie alle 2 Stunden 30 Minuten in Ihrem Posteingang ein (eine große Sache? Fügen Sie Ihrer Signatur einige Informationen hinzu, damit die Benutzer wissen, dass Sie E-Mails nur einige Male pro Tag abrufen, um die Produktivität aufrechtzuerhalten.

Wenn Sie den ganzen Tag über Anrufe entgegennehmen müssen, anstatt das Telefon jedes Mal zu beantworten, wenn es klingelt, drehen Sie sich um Schalten Sie den Anrufbeantworter ein und planen Sie einige Zeiträume während des Tages ein, in denen Sie auf Ihren Anrufbeantworter antworten Mitteilungen. Auf diese Weise können Ihre anderen Zeitblöcke weitaus weniger unterbrochen werden, sodass Sie Ihre beste Arbeit erledigen können.

Ablenkungen entfernen

Zeit zu blockieren ist theoretisch gut und schön, aber wenn Sie sich nicht an die Prinzipien halten in der PraxisSie müssen scheitern. Wenn Sie sich mit geöffnetem Facebook-Tab auf ein paar Stunden intensiver Arbeit einlassen, ist Ihr Telefon bereit und bereit Nehmen Sie Anrufe an und Ihre Kollegen haben das Gefühl, dass sie Sie jederzeit unterbrechen können Fehler.

Stellen Sie sicher, dass die Leute wissen, dass sie Sie nicht stören sollten (das Tragen von Kopfhörern kann Unterbrechungen drastisch reduzieren). Schalten Sie das Telefon aus. Abmelden von Social Media. Schließen Sie alle nicht benötigten Registerkarten und konzentrieren Sie sich für den ihr zugewiesenen Zeitraum auf die jeweilige Aufgabe. Sie werden oft überrascht sein, wie viel Sie erledigen.

Seien Sie nicht zu spezifisch

Dies hängt lose mit unserer menschlichen Unfähigkeit zusammen, vorherzusagen, wie lange die Dinge wirklich dauern werden. Oder auch wenn wir die Motivation haben, eine Aufgabe zu erledigen. Wenn wir mit unserer Zeitblockade zu spezifisch sind (d. H. "30 Minuten, um einen Veranstaltungsort für die Party zu buchen"), sind wir bereits gescheitert, wenn wir innerhalb von 30 Minuten keinen Veranstaltungsort finden. Halten Sie stattdessen Ihre Zeitblöcke relativ vage, aber arbeiten Sie immer noch auf ein ganz bestimmtes Ziel hin.

Zum Beispiel funktioniert „30 Minuten Organisation der Party“ gut. Anstatt einen Veranstaltungsort gebucht zu haben, kann der 30-minütige Block zu einer Auswahlliste der Veranstaltungsorte führen - zumindest haben Sie Fortschritte gemacht!

Diese schnellen Gewinne motivieren Sie, mit solchen Produktivitätssystemen Schritt zu halten.

Zeitblockierung bedeutet nicht mangelnde Auswahl

Einige Leute verabscheuen Sie haben den ganzen Tag über keine Wahl und befürchten, dass Zeitblockaden zu einem völligen Mangel an Wahlmöglichkeiten führen. Dies ist jedoch nicht der Fall. Nehmen Sie mein persönliches Google Kalender-Beispiel oben.

"Artikel schreiben" ist absichtlich vage. Ich habe eine Auswahl von Artikeln, an denen ich jederzeit arbeiten kann, sodass ich in diesem Zeitraum den Artikel auswählen kann, der mich zu diesem Zeitpunkt am meisten begeistert. Es geht darum sicherzustellen, dass ich jeden Tag eine gewisse Zeit mit Schreiben verbringe, unabhängig davon, was ich tatsächlich schreibe.

Halten Sie detaillierte Notizen

Wenn an Ihrem Tag regelmäßig von einer Aufgabe zur anderen gewechselt wird, kann es oft zu lange dauern, bis Sie wieder mit der nächsten Aufgabe beginnen. Wenn ich meine Telefongespräche um 12:30 Uhr stoppe und mich meiner Arbeit widme, muss ich wissen, dass ich leicht in die richtige Stimmung kommen kann, um so wenig Zeit wie möglich zu verschwenden.

Um das zu tun, behalte ich detailliert Notizen entweder auf Papier oder in meinem Google Kalender darüber, wo ich bin und wo ich das letzte Mal daran gearbeitet habe Projekt, Probleme, mit denen ich konfrontiert war, Durchbrüche, die ich gemacht habe, und der nächste Schritt besteht darin, den Fortschritt voranzutreiben. Verbringen Sie die letzten Minuten jedes Zeitblocks damit, diese Notizen zu schreiben, damit Sie den nächsten Zeitblock mit klarem Verstand eingeben können.

Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch

Führen Sie am Ende jeder Woche, jedes Monats oder Quartals (je nachdem, was für Sie am besten geeignet ist) eine Überprüfung der verschiedenen Projekte durch, an denen Sie teilgenommen haben Arbeiten Sie daran, um festzustellen, ob Ihr Zeitblockierungsansatz für Sie funktioniert, und um zu wissen, welchen Projekten Sie mehr Zeit zuweisen müssen Blöcke zu. Nur so können Sie Ihre Zeit effektiv zuweisen. Stellen Sie sich während einer Überprüfung die folgenden Fragen für jedes Projekt:

1. Was habe ich seit der letzten Überprüfung erreicht?
2. Welche Aufgaben müssen vor der nächsten Überprüfung erledigt werden?
3. In welchem ​​Stadium bin ich mit jedem meiner Projekte?

Mit dieser Übersicht sind Sie in einer viel besseren Position, um Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Verwenden Sie Technologie… wie diese Zeiterfassungs-Apps auf Android 4 ausgezeichnete kostenlose Zeiterfassungstools [Android]Egal wer Sie sind, Zeit ist ein unglaublich wichtiges Gut. Wir haben alle die gleiche Zeit - 86.400 Sekunden pro Tag - und es liegt an uns, wie wir diese Zeit verbringen ... Weiterlesen .

Verstehe deine Körperuhr

Lesen Sie diesen Artikel am Zirkadiane und ultradianische Rhythmenund lernen Sie, wie Sie feststellen können, welche Stunden pro Tag am produktivsten sind, und planen Sie Ihre Zeitblöcke entsprechend. Viele Autoren finden, dass sie in den frühen Morgenstunden am kreativsten sind. Wenn Sie wissen, dass Sie sich am frühen Nachmittag besser konzentrieren können, organisieren Sie Ihre Zeitblöcke, um diese Zeit und Ihre obersten Prioritäten für die Woche optimal zu nutzen.

Sei nicht zu professionell

Alle Arbeit und kein Spiel machen Jack zu einem langweiligen Jungen. Stellen Sie sicher, dass Sie Zeit für das Spielen in Ihre Tage einplanen. Nehmen Sie sich Zeit für Ihre Liebsten. Zeit, um alleine zu verbringen. Zeit zum Trainieren. Zeit zum Weihnachtseinkauf. Zeit, nichts zu tun. Andernfalls bleiben diese möglicherweise alle auf der Strecke und Sie werden feststellen, dass Sie in Bezug auf die Arbeit auf dem neuesten Stand sind, aber in Ihrem persönlichen Leben völlig im Rückstand sind.

Verwenden Sie Erinnerungen, die funktionieren

Ob dies ein Kalender-Popup ist, E-Mail-Erinnerung Fügen Sie mit diesem fantastischen Add-On Zeitplanung, Nachverfolgung und Erinnerungen zu Google Mail hinzuSeien wir ehrlich, Google Mail ist ziemlich perfekt. Es ist kein Zufall, dass es heute einer der beliebtesten E-Mail-Anbieter ist, zumindest für diejenigen, die eine Webschnittstelle bevorzugen. Es gibt jedoch mehrere ... Weiterlesen Wenn Sie einen Timer auf Ihrem Telefon oder eine Stoppuhr der alten Schule verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie Erinnerungen einrichten, an die Sie sich sicher halten, dass Sie diese einhalten werden. Wenn Sie bereit sind, zusätzliche 10 Minuten für jede Aufgabe zu arbeiten, werden Sie bei anderen Projekten bald ins Hintertreffen geraten. Lohnt es sich wirklich? Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wann Ihr Zeitblock zu Ende geht. Gehen Sie also in die richtige Stimmung, um zum nächsten Block zu wechseln.

Im Wesentlichen ist Zeitblockierung eine einfache Übung, um Ihren Tag in verschiedene Zeitabschnitte zu unterteilen, die uns dabei helfen, alles zu erreichen, was wir brauchen, wenn wir uns daran halten Stress abbauen 4 Möglichkeiten, die Produktivität zu entlastenMit ein paar gezielten Änderungen können Sie Ihre Produktivität sprunghaft steigern. Wenden Sie diese einfachen Methoden auf Ihr Leben an und das Ergebnis ist das, was Sie erwarten würden - bessere Arbeit mit weniger Aufwand. Weiterlesen . Sicher, es gibt einige Probleme mit der Motivation, der Fähigkeit, vorherzusagen, wie lange die Dinge dauern werden, und unvorhergesehenen Störungen. Die Verwendung dieser Methode kann uns jedoch dabei helfen, Aufschub und Verschwendung zu reduzieren, effizientere Arbeitstage zu schaffen und uns auch persönliche Zeit zurückzugeben.

Sehen Sie sich dieses Video an, um zu sehen, wie die Zeit blockiert wird:

Haben Sie jemals diesen Produktivitäts-Hack verwendet? Wie hat es bei dir funktioniert? Mit welchen Tools geben Sie der fälligen Zeit Zeit?