Stapeln von Aufgaben mit Google Kalender zur Steigerung von Fokus und Produktivität

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Der Multitasking-Mythos ist allgegenwärtig. Egal wie viel Multitasking-Forschung wir sehen, das sagen wir uns weiterhin die meisten Menschen können nicht Multitasking, aber wir kann.

Untersuchungen zeigen immer wieder, dass wir, wenn wir glauben, Multitasking zu betreiben, nicht mehr als eine Sache gleichzeitig tun. Wir wechseln zwischen Aktivitäten hin und her, und das ist ein Phänomen, das als „Schaltkosten”Macht uns weniger effizient (und kann uns in Gefahr bringen).

Aber…

Es gibt eine bestimmte Art von Multitasking, die effizienter sein könnte. Vielleicht nicht so effizient wie sich auf eine einzelne Aufgabe zu konzentrieren. Wenn Sie sich jedoch nicht länger als ein paar Minuten auf eine Sache konzentrieren können, haben Sie möglicherweise Glück.

(Um fair zu sein, gibt es In einigen Fällen kann Multitasking eine effiziente Methode sein Single- vs. Multitasking: Was ist am besten für die Produktivität?Multitasking ist eine gängige Methode zur Steigerung der Produktivität. Es stellt sich heraus, dass dies nicht unbedingt die Silberkugel für Produktivität ist. Der Schlüssel ist zu wissen, wann Multitasking.

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Eine Einführung in das Task-Batching

Verschiedene Produktivitätsgurus haben das Stapeln von Aufgaben auf leicht unterschiedliche Weise definiert. Aber es kommt darauf an:

"Task-Batching ist die Praxis, ähnliche Aufgaben zu gruppieren."

So können Sie beispielsweise eine Liste mit Aufgaben zum Codieren, Debuggen, Dokumentieren und Planen haben. In meinem eigenen Leben würde ich wahrscheinlich Aufgaben wie "Schreiben", "Bearbeiten", "Nachforschen", "Pitching" usw. stapeln.

Wie ist das hilfreich?

Das Stapeln von Aufgaben hilft Ihnen dabei, produktiver zu werden, indem Sie dazu ermutigt werden, sich an eine ähnliche Gruppe von Aufgaben zu halten, um die Wechselkosten zu senken, wenn Sie zwischen ihnen wechseln. Der Übergang von der Bearbeitung von Fotos zur Verwaltung Ihrer E-Mails ist ein großer Wechsel und kann hohe Umstellungskosten verursachen, da Ihr Gehirn Schwierigkeiten hat, den Gang zu wechseln.

Der Wechsel von der Bearbeitung von Fotos zum Beispiel zum Posten von Fotos auf Stock-Fotografie-Websites kann zu geringeren Umstellungskosten führen. Oder stellen Sie sich vor, Sie wechseln vom Anrufen potenzieller Kunden mit Verkaufsgesprächen zum Anrufen bestehender Kunden zum Einchecken. Das wäre einfacher, als von Pitch Calls zu vierteljährlichen Berichten zu wechseln.

Und diese niedrigeren Schaltkosten führen zu einem erhöhten Fokus.

Wie Sie Aufgaben in Stapeln zusammenfassen, liegt bei Ihnen - Wichtig ist, dass sie ähnlich sind. Wenn Sie Schwierigkeiten haben, zwischen zwei Aufgaben zu wechseln, gehören sie nicht zum selben Stapel. Abhängig von der Art der Dinge, die Sie erledigen müssen, können Sie eine große Anzahl von Chargen oder eine kleinere haben.

Sobald Sie Ihre Aufgaben gruppiert haben, können Sie jedem Stapel Zeit widmen.

Planen Sie Ihre Chargen

Hier wird das Stapeln von Aufgaben wirklich nützlich. Wenn du Geben Sie einen bestimmten Zeitblock an So blockieren Sie die Zeit in Google Kalender für einen produktiven ArbeitstagHaben Sie Probleme mit dem Zeitmanagement? Wir zeigen Ihnen, wie Sie die Zeit in Ihrem Google Kalender blockieren, um den Fokus zu erhöhen, Stress abzubauen und die Produktivität zu steigern. Weiterlesen Für einen bestimmten Stapel können Sie zwischen Aufgaben innerhalb dieses Stapels wechseln. Das ist großartig für diejenigen von uns, die gerne viel zwischen Projekten wechseln.

Solange Sie nicht zu einer Aufgabe wechseln draußen von dieser Charge sind Sie effizienter. Die kognitiven Umstellungskosten sind niedriger und Sie werden mehr erledigen.

So einfach ist das.

Sobald Sie anfangen, Ihre Aufgabenstapel in Ihren Kalender aufzunehmen, damit Sie eine festgelegte Zeit haben, um daran zu arbeiten, wird Ihre Produktivität in die Höhe schnellen. Da Ihre Umstellungskosten niedriger sind, verbringen Sie weniger Zeit damit, sich mit jeder Aufgabe vertraut zu machen. Wenn Sie eine festgelegte Zeit für bestimmte Chargen haben, können Sie Ablenkungen (die eine haben) reduzieren enorm Umstellungskosten).

Verwendung eines Zeitmanagementsystems wie dem Pomodoro-Technik Wie ein einfacher Pomodoro-Timer mein Leben besser machteDie Pomodoro-Technik ist einer der einfacheren Zeitmanagement-Life-Hacks. Durchbrechen Sie Ablenkungen mit Hilfe von 25-Minuten-Stücken und einem Timer. Es könnte eine lebensverändernde Routineänderung sein, wenn es Ihnen passt. Weiterlesen oder ähnliches erhöht Ihre Produktivität noch weiter.

Wenn Sie bereit sind, das Stapeln von Aufgaben zu versuchen, müssen Sie Folgendes tun:

Stapelaufgaben mit Google Kalender

Als erstes müssen Sie Aufgabenstapel erstellen. Da jeder unterschiedliche Aufgaben und Stapelmethoden hat, liegt es ganz bei Ihnen, wie Sie diesen Prozess durchlaufen. Wie bereits erwähnt, kann es sinnvoll sein, mit drei oder vier Kategorien zu beginnen. In unserem Beispiel verwenden wir "Planen", "Erstellen", "Überprüfen" und "Berichterstellung".

Wir werden diese Chargen mit dem Konzept von kombinieren Zeitblockierung Zeitblockierung - Die Geheimwaffe für besseren FokusSuchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie es mit Time Blocking. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und gleichzeitig Ablenkungen, Aufschub und unproduktives Multitasking in Schach zu halten. Weiterlesen . Legen Sie einfach Zeitblöcke in Google Kalender für bestimmte Stapel beiseite.

Hier habe ich Ereignisse hinzugefügt, die mir mitteilen, wann ich an bestimmten Stapeln arbeiten soll:

Ich habe auch eine Erinnerung hinzugefügt, um sicherzustellen, dass ich weiß, wann mein Berichtsblock beginnt:

Jetzt werde ich daran erinnert, wann es Zeit ist, an meinen Berichtsaufgaben zu arbeiten. Während dieser Zeit könnte ich die verwenden Pomodoro-Technik Die besten Pomodoro Timer Apps, um Ihre Produktivität zu steigernWenn Sie nach einigen Stunden Arbeit häufig an eine Produktivitätswand stoßen, kann Ihnen ein Pomodoro-Timer dabei helfen, Ihren Fokus zu behalten. Diese Auswahl an Timern bietet für jede Plattform eine Option. Weiterlesen meine Zeit für verschiedene Aufgaben zu verwalten. Oder ich lasse es natürlicher geschehen, wenn ich zwischen Aufgaben wechsle, wann immer ich will. Dieser Teil liegt bei Ihnen.

Du hast die Idee. Fügen Sie jetzt einfach weitere Stapel in Ihren Kalender ein! Denken Sie jedoch daran, dass Sie immer noch freie Zeit benötigen. Hier und da benötigen Sie einige Minuten, um E-Mails zu verwalten, Anrufe zu tätigen, mit Mitarbeitern im Büro zu chatten oder einfach Ihre Gedanken ein wenig auszuruhen.

Eine Frage, die Sie vielleicht gerade stellen: Wie wähle ich aus, wann jede Charge geplant werden soll? Darauf gibt es keine richtige Antwort. Wenn Sie eine bestimmte Art von Aufgabe haben, die Sie am besten am Morgen erledigen, planen Sie sie frühzeitig. Wenn Sie nachmittags weniger kognitiv intensive Aufgaben mögen, planen Sie diese dort. Wechseln Sie lieber zu etwas völlig anderem, wenn Sie Aufgaben ändern? Das kannst du auch.

Sie wissen wie und wenn du am besten arbeitest So bleiben Sie produktiv, egal ob Sie ein Morgenmensch oder eine Nachteule sindBemühen Sie sich nicht, früh aufzustehen oder lange zu bleiben. Optimieren Sie stattdessen die Systeme so, dass Sie die Phase bewältigen können, in der Ihre Produktivität niedrig ist. Hier sind einige clevere Strategien. Weiterlesen und Sie können dieses Wissen in Ihren Stapelplan einfließen lassen.

Sobald Sie Ihre Stapel im Kalender haben, können Sie loslegen! Jetzt müssen Sie sich nur noch an die Arbeit machen.

Verwenden Sie Google Kalender, um Ihre Produktivität zu steigern

Das Planen Ihrer Aufgabenstapel in Google Kalender kann ausreichen, um Ihre Produktivität vollständig zu revolutionieren. Wenn Sie jedoch etwas mehr Schub benötigen, können Sie die anderen fantastischen Funktionen von Google Kalender verwenden.

Zum Beispiel können Sie Synchronisieren Sie Ihre Aufgabenliste mit Google Kalender So synchronisieren Sie Ihren Google Kalender mit Ihrer AufgabenlisteFür die Organisation Ihres Lebens sind zwei Werkzeuge unverzichtbar: Ihr Kalender und Ihre Aufgabenliste. Die meisten Aufgabenverwaltungslösungen trennen diese beiden Dinge jedoch voneinander. Wir zeigen Ihnen, wie Sie sie kombinieren können. Weiterlesen und sehen Sie Ihre wichtigen Aufgaben neben Ihrem Batch-Zeitplan. Dies kann Ihnen helfen, Prioritäten für Aufgaben in jedem Stapel zu setzen.

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Es gibt so viele Funktionen und Tools, dass Sie mit Ihrem Google Kalender fast alles tun können, was Sie wollen.

Langzeitstapelung von Aufgaben

Natürlich ist es nie so einfach. Es gibt immer Unterhalt. Sie sollten beispielsweise regelmäßig einige Minuten einplanen, um Ihre Chargen zu überprüfen. Wenn Sie der Meinung sind, dass eine bestimmte Aufgabe nicht mit den anderen in ihrem Stapel zusammenfließt, möchten Sie möglicherweise einen neuen Stapel erstellen, um die Umstellungskosten zu senken.

Möglicherweise stellen Sie fest, dass Ihre Planung nicht optimal ist. Vielleicht brauchen Sie mehr Zeit zwischen den Chargen, oder Sie brauchen einen ganzen Tag ohne geplante Aktivitäten, um die Dinge nachzuholen.

Auch wenn Sie die finden perfektes Produktivitätssystem So erstellen Sie das letzte perfekte Zeitmanagementsystem, das Sie jemals verwenden werdenProduktivität ist eine ständige Suche nach mehr Organisation mit weniger Arbeit. Ein Weg, um alles zu erreichen, wovon Sie träumen, ohne den Schlaf zu verlieren. Kann dieses automatisierte Zeitmanagementsystem alles? Weiterlesen Es wird immer einen Unterhalt geben, den Sie durchführen müssen. Stapelaufgaben sind keine Ausnahme.

Wenn Sie Ihre Aufgaben jedoch erfolgreich stapeln und in Google Kalender integrieren, verfügen Sie über ein nahezu automatisiertes Zeitmanagementsystem. Und viel besser geht es nicht!

Haben Sie versucht, Aufgaben zu stapeln? Was tun Sie, um den Zeit- und Arbeitsaufwand für den Aufgabenwechsel zu minimieren? Teilen Sie Ihren Rat in den Kommentaren unten!

Bildnachweis: photographee.eu/Depositphotos