Damit das Protokoll funktioniert: So machen Sie während eines Meetings effektive Notizen

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Es ist eine Fähigkeit, die nur wenige Menschen perfektioniert haben. das perfekte Sitzungsprotokoll.

Es ist eine vertraute Geschichte in einer unvollkommenen Welt. Sie arbeiten an einem Projekt von entscheidender Bedeutung bei der Arbeit. Dies ist eine abteilungsübergreifende Angelegenheit mit all der schmerzhaften abteilungsübergreifenden Politik, die damit einhergeht. Da die Frist für das Projekt nicht näher rückt, planen Sie ein Treffen mit Ihren Kollegen. Nach dem Einstellen eines Tagesordnung für das Treffen Erstellen Sie einfach Besprechungspläne mit Besprechungserwartungen [iPad]Obwohl sich keiner von uns auf die Teilnahme an Besprechungen freut, gibt es glücklicherweise eine Reihe nützlicher Online- und Mobilanwendungen wie AgreeDo, die die Planung von Besprechungen erleichtern. Alle erfolgreichen Meetings beginnen ... Weiterlesen Nach zwei Stunden langwieriger Diskussion erhalten Sie einen vereinbarten Zeitplan und Aktionsplan.

Und dann wird der vereinbarte Zeitplan nicht eingehalten und der vereinbarte Aktionsplan wird nicht ausgeführt. Sie rufen Ihre Kollegen wütend an - „Was zur Hölle ist da drüben los? Das haben wir nicht vereinbart. " Sie sind fest davon überzeugt, dass sie tun, was sie versprochen haben. Sie sind davon überzeugt, dass Sie derjenige sind, der sich irrt. Und leider gibt es nichts, was ihre Version der Ereignisse bestreiten könnte. Sie haben keine Minuten gebraucht.

Leider ist es eine der wichtigsten Fähigkeiten, die für den modernen Arbeitsplatz benötigt werden. Sie ermöglichen es Ihnen, eine etablierte Aufzeichnung von Ereignissen zu erstellen, die von allen Parteien vereinbart wurden, und erspart Ihnen später Kopfschmerzen. So führen Sie effektive Protokolle in einer Besprechung durch.

Nehmen Sie sich keine Minuten Zeit

Es klingt kontraintuitiv, oder? Dies ist ein Artikel darüber, wie man effektive Minuten nimmt, und ich sage, dass Sie sie nicht nehmen sollten? Was für ein Wahnsinn ist das?

Es ist verdammt schwer, zwei Dinge gleichzeitig zu tun. Wenn Sie versuchen, ein Gespräch zu verfolgen, während Sie sich Minuten Zeit nehmen, werden Sie wahrscheinlich mindestens eines dieser Dinge schlecht machen. Und erinnern Sie sich, wie ich sagte, dass Protokolle eine genaue Darstellung von Ereignissen sein sollen? Sie sind wirklich etwas, das Sie nicht vermasseln sollten.

Wenn Sie in eine Besprechung gehen, sollten Sie jemanden einbeziehen, der nicht an dem Gespräch teilnehmen wird, und ihn bitten, sich Minuten zu nehmen. So können Sie sich auf das Gespräch konzentrieren, und Sie können sicher sein, dass die Notizen der Besprechung Arbeiten Sie zusammen und bearbeiten Sie Besprechungsnotizen in Echtzeit mit Sync.in.Wann immer Sie online mit einem Team arbeiten müssen oder nur mit anderen Kollegen zusammenarbeiten müssen, die möglicherweise an anderen entfernten Standorten arbeiten, können Sie etwas Visuelles sehen ... Weiterlesen wird von guter Qualität sein. Wenn Sie an einem Online-Meeting teilnehmen (möglicherweise mithilfe von WebEx oder Google Hangouts), warum starten Sie nicht? Kühnheit Nehmen Sie Audiodateien mit Audacity auf Weiterlesen und das Gespräch zur späteren Bezugnahme aufzeichnen?

Denken Sie an die 5 Ws

Denken Sie an einen Ihrer Englischkurse in der Grundschule zurück. Sie haben wahrscheinlich irgendwann eine Geschichte geschrieben und Ihnen wurden die "5 W" beigebracht. Um Ihr Gedächtnis aufzufrischen, sind dies "wer", "was", "wann", "warum" und "wo".

Wenn Sie daran denken, sind das Minuten. Sie erstellen eine Erzählung über etwas, das passiert ist oder was passieren wird. Und ähnlich wie beim Verfassen eines Berichts oder eines Artikels müssen Sie Details hinzufügen.

Also, wo könnten Sie so etwas haben.

Aktualisieren Sie WordPress auf 3.7

Du könntest so etwas haben.

Ben Smith wird WordPress nächste Woche für Sicherheitspatches auf 3.7 aktualisieren.

Viel aussagekräftiger, ja?

… Aber geh nicht zu weit.

Es interessiert niemanden, dass Ben Smith WordPress 3.7 erst nächste Woche aktualisiert, weil er diese Woche im Urlaub auf Barbados ist mit seiner Frau und seinen zwei Kindern, aber sein Haustier Chihuahua Gee-Fee wohnt in den örtlichen Zwingern, während sie weg sind. Warum sollten Sie das in Ihre Notizen aufnehmen?

Ja, es ist wichtig, alle wichtigen Details zu beachten. Explizit zu sein ist super wichtig. Gehen Sie jedoch nicht zu weit, wenn Sie Daten aufzeichnen, von denen niemand profitiert.

Stimmen Sie den Minuten zu

Sie haben also ein dreistündiges Meeting. Wenn es fertig ist, ist es wahrscheinlich ziemlich weit unten auf der Liste der Dinge, die Sie tun möchten, im Konferenzraum zu bleiben. Du bist müde. Du bist durstig. Die Leute verlassen das Büro und gehen nach Hause zu warmen Betten und Amerikas Got Talent.

Gehst du raus? Nein! Wenn Sie Ihre Protokolle handgeschrieben haben, tippen Sie sie mühsam ein. Sobald Sie sie in einem vage nützlichen Format haben, senden Sie sie per E-Mail an jeden Teilnehmer. Sie bitten sie zu bestätigen, dass sie das Protokoll gelesen haben und mit dem Inhalt zufrieden sind.

Dies verdeutlicht die Rolle, die jede Person spielen muss, sowie ihre Verantwortlichkeiten, und wenn jemand mit der offiziellen Aufzeichnung von Ereignissen nicht einverstanden ist, kann er diese korrigieren. EIN kollaboratives Treffen Die 6 besten kostenlosen Online-Meeting-Tools für die Zusammenarbeit mit Ihrem TeamKleine Teams benötigen keine teuren Unternehmensanwendungen für die Zusammenarbeit. Hier sind sechs fantastische Tools, mit denen Sie die Daten, die Kommunikation und vieles mehr Ihres Teams verwalten können. Kostenlos. Weiterlesen fällt dadurch besser aus.

Kurzschrift lernen

Je nachdem, wen Sie fragen, ist Kurzschrift entweder eine großartige Möglichkeit, Dinge schnell aufzuschreiben, oder eine Form der Verschlüsselung, die selbst den neugierigen Blicken der NSA widersteht. Wie auch immer Sie sich dabei fühlen, es ist eine nützliche Fähigkeit, die Sie in Ihrem Notiz-Arsenal haben sollten.

Kurzschrift ist zwar ziemlich einschüchternd anzusehen, aber nicht allzu schwer zu verstehen. Es ersetzt gängige Schreibkonstrukte durch Symbole und Abkürzungen, sodass Sie Hunderte von Wörtern pro Minute schreiben können. Dies muss Kim Fletcher, Vorsitzender des Nationalen Rates für die Ausbildung von Journalisten, tun sag darüber.

Wenn Sie eine Kurznotiz haben, können Sie das Angebot sehr schnell finden. Sie arbeiten mit einem Kassettenrekorder oder einem Digitalrekorder. Wenn Sie dort eine Stunde mit Ihrem Rekorder verbracht haben, haben Sie eine Stunde Zeit, um das Band zu durchlaufen. Das dauert ziemlich lange

Es gibt viele Systeme zum Schreiben von Kurzschrift mit alphabetischen Systemen (AlphaHandusw.) unter den schnellsten dabei Gregg Pre-Anniversary, Gregg Jubiläum Damit das Protokoll funktioniert: So machen Sie während eines Meetings effektive NotizenEs ist eine Fähigkeit, die nur wenige Menschen perfektioniert haben. das perfekte Sitzungsprotokoll. Die Aufzeichnung von Ereignissen erspart Ihnen später Kopfschmerzen. So nehmen Sie effektive Protokolle in einer Besprechung. Weiterlesen , und New Era Pitman der schnellste der Gruppe zu sein. Spielen Sie mit ein paar herum und finden Sie eine, die Ihnen gefällt! Das habe ich gefunden Diese Seite ist unglaublich hilfreich, um die Unterschiede zwischen den verschiedenen Methoden zu beseitigen.

Strukturieren Sie Ihre Notizen

Kritzeln Sie beim Notieren einen Workflow oder gehen Sie zum Full-Buzzfeed und fügen Sie ihn in eine Liste ein? Die Wirksamkeit Ihrer Notizen hängt ganz davon ab, wie Sie die von Ihnen aufgezeichneten Informationen strukturieren.

Zeichnen Sie Schritte auf oder machen Sie sich Notizen über Aktionen, die Menschen in Zukunft ausführen werden? Aufzählungszeichen könnten hier hilfreich sein. Machen Sie detaillierte Aufzeichnungen über ein Ereignis, das zuvor stattgefunden hat? Möglicherweise möchten Sie einen Stil verwenden, der eher Absätze enthält.

Fühlen Sie sich künstlerisch? Eine andere Technik, die Sie vielleicht nützlich finden, ist das visuelle Notieren. Hier fügen Sie dem Text Kontext hinzu, indem Sie Farben, Grafiken und Bilder hinzufügen. Durch Hinzufügen von Abbildungen können Sie zusätzliche Informationen hinzufügen, ohne Ihre Notizen zu "wortlastig" zu machen.

Schließlich werden Sie froh sein zu wissen, dass es einige Tools gibt, die die Strukturierung Ihrer Notizen zu einem Kinderspiel machen. Microsoft hat eine Reihe von Microsoft Word-Vorlagen für Minuten in einer Besprechung. Diese würden an einem stickigen Arbeitsplatz mit Hemd und Krawatte nicht fehl am Platz aussehen, haben aber dennoch einige Farbtupfer. Ich habe mich auch an die Verwendung gewöhnt SimpleNote Bewegen Sie sich über TextEdit, Simplenote ist jetzt für den Mac verfügbarWenn Sie nur ein Schreibwerkzeug öffnen und mit dem Schreiben beginnen möchten, ohne viel abzulenken, ist Simplenote möglicherweise genau das, wonach Sie suchen. Weiterlesen für meine Minuten aufgrund seiner sauberen Ästhetik und seiner eingebauten Cloud-Backups.

Fazit

Das Abschalten von Minuten ist sehr einfach und das ist es auch eine strategische Fähigkeit, um effektive Meetings abzuhalten Online-Meeting-Leitfaden: Software und StrategieModerne Videokonferenzdienste sind einfach zu bedienen und stehen nahezu jedem mit einem Computer oder Smartphone zur Verfügung. Die Möglichkeit, online Kontakte zu knüpfen und sich mit Menschen zu treffen, bedeutet, dass wir nicht mehr an die geografische Lage gebunden sind. Weiterlesen wir alle sollten es meistern. Haben Sie nützliche Tipps, um sich in Besprechungen Notizen zu machen? Lass es mich in den Kommentaren unten wissen!

Bildnachweis: Mark Jensen John Bensondpstyles