Verfolgen Sie E-Mails, Telefonanrufe und Aufgaben mit Outlook Journal

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Eine der häufigsten Beschwerden von Menschen mit sehr beschäftigten Jobs ist, dass am Tag nicht genug Zeit für alles zu sein scheint. Die einzige Möglichkeit, Zeit zu gewinnen, besteht darin, mehr Aufgaben auf weniger Raum zu erledigen.

Es klingt unmöglich, ist es aber nicht. Viel Zeitmanagement hängt von der Zeitprotokollierung ab. Wenn Sie überwachen, wie Sie Zeit verwenden, können Sie verstehen, wie Sie möglicherweise auch Zeit verschwenden. Hier bei MakeUseOf haben wir viele Tools und Tipps behandelt, mit denen Sie Ihre Zeit im Laufe des Tages verfolgen können. Dies kann die Installation umfassen Software wie Klok Erfassen Sie fehlende Zeit in Ihrem Arbeitsplan mit Klok Time TrackingIn den letzten Monaten habe ich ein sehr seltsames Phänomen entdeckt, das sich in meinen Arbeitsplan eingeschlichen hat. Ich scheine immer wieder Zeit zu verlieren. Wie verlierst du Zeit? Es ist einfacher als Sie vielleicht denken. Du kriegst... Weiterlesen buchstäblich jede Sekunde des Tages „Uhr“ zu machen, oder es könnte die Verwendung von etwas Fortgeschrittenerem beinhalten

Chrometa-Werkzeug Verfolgen Sie effektiv Ihre Computerzeit (und rechnen Sie dafür!) Mit Chrometa Weiterlesen dass Dave bedeckt.

Wenn Sie jedoch in einem typischen Büro arbeiten, stehen die Chancen gut, dass auf Ihrem Computer ein Microsoft Office-Paket installiert ist. Die Chancen stehen auch gut, dass die von Ihnen verwendete Office-Software Microsoft Outlook enthält. Und wenn dies der Fall ist, glauben Sie es oder nicht, Sie haben bereits eine sehr coole Zeiterfassungsanwendung direkt in das Microsoft Outlook-Toolset integriert.

Da Outlook auf den meisten Arbeitscomputern der Welt ungefähr so ​​häufig vorkommt wie Word und Excel, möchte ich Ihnen einige Tipps zur Verwendung von geben Ein wirklich cooles Journal-Tool in Microsoft Outlook, mit dem Sie Ihren Tag verfolgen können - einschließlich jeder Aufgabe, jeder E-Mail, jedes Telefonanrufs und allem, was Sie im gesamten Unternehmen tun Tag. Dies ist ein Ein-Klick-Zeitmanagementsystem, das fast alles andere übertrifft, was Sie kostenlos herunterladen könnten.

Verwenden des Outlook-Journals zum Protokollieren Ihres Tages

Was erstaunlich ist, ist, dass viele Leute Outlook verwenden und nie merken, dass dieses kleine Tool verfügbar ist. Die Benutzer sind so an die Verwendung des Kalenders, der Aufgabenliste und des E-Mail-Clients gewöhnt, dass sie sich nicht einmal die Mühe machen, in die untere rechte Ecke der linken Navigationsleiste zu schauen. Es gibt ein kleines grünes Notizbuchsymbol - das ist die Journal-App.

Wenn Sie diese kleine App öffnen, werden Sie schnell feststellen, dass sie überhaupt nicht so klein ist. Wenn Sie das Journal in einer Ecke Ihres Bildschirms geöffnet lassen, können Sie es den ganzen Tag über verwenden, um alle Ihre Aktivitäten zu verfolgen, indem Sie auf eine Schaltfläche klicken - den Journaleintrag.

Wenn Sie einen neuen Journaleintrag starten, geben Sie ihm einfach einen Namen (Betreff), wählen einen Eintragstyp wie einen Anruf, eine E-Mail oder eine Aufgabe, an der Sie arbeiten, und klicken dann auf die Schaltfläche „Startzeit“ Das ist es. Mach dich einfach an die Arbeit. Sie können eine Beschreibung der Arbeit eingeben, damit Sie später beim Anzeigen Ihres Tagebuchs eine detaillierte Aufzeichnung Ihrer Arbeit erhalten an diesem Tag, aber der wahre Wert dieses Tools ist die Fähigkeit, mit sehr geringem Aufwand ein tägliches Protokoll Ihrer Aktivitäten zu führen alle. Einfach öffnen und klicken.

Innerhalb des Journaleintrags können Sie auch schnell jede andere Outlook-App wie eine E-Mail-Nachricht, einen Termin, eine neue Aufgabe und mehr starten. Mit anderen Worten, dies macht das Journal-Tool zum besten Projektmanagement-Center für jedes der Projekte, an denen Sie möglicherweise an Ihrem Arbeitsplatz arbeiten.. Gibt es einen besseren Weg, um die Gesamtstunden zu verfolgen, die Sie für jedes Projekt aufgewendet haben? Möglichkeit, alle Ihre Aktivitäten wie Aufgaben, E-Mail-Nachrichten und mehr direkt mit dem Projekt zu verknüpfen Aufzeichnung?

Wenn Sie sehen möchten, wie viel Zeit Sie dem Projekt gewidmet haben oder ob Ihr Projekt in das projizierte Projekt fällt Klicken Sie einfach auf das Symbol "Zeitleiste" und Sie sehen die Journaleinträge, die über einem Kalender angeordnet sind Zeitleiste.

Sie können sich auch auf die Zeitachse konzentrieren und sie stundenweise und nicht nur tageweise anzeigen.

Das Beste ist, wenn Ihr Chef Sie immer wieder fragt, woran Sie gearbeitet haben, müssen Sie nur mit der rechten Maustaste auf das Projektjournal klicken und die Option "Teilen" auswählen. Teilen Sie das Tagebuch einfach Ihrem Chef mit, und er oder sie kann Ihren Fortschritt und wie viel schnell überwachen Zeit, die Sie dem Projekt widmen, ohne Sie ständig über Ihre Arbeit belästigen zu müssen auf. Eine gute Beziehung zwischen Chef und Arbeiter läuft wirklich auf Offenheit und Kommunikation hinaus. Wenn Sie also diese Art der Zusammenarbeit und Sichtbarkeit mit Ihrem Chef anbieten, können Sie leicht einige ziemlich große Punkte erzielen.

Natürlich müssen Sie Ihre Einträge nicht über einen langen Zeitraum anzeigen. Wenn Sie nur einen kurzen Überblick über alles erhalten möchten, woran Sie in letzter Zeit gearbeitet haben, können Sie einfach zur Ansicht "Eintragsliste" wechseln und nach Datum sortieren.

Wenn Ihre Liste der Journaleinträge übermäßig lang ist, haben Sie keine Angst mehr - Sie können einfach mit der rechten Maustaste auf die Timeline oder klicken Eintragsliste und wählen Sie "Gehe zu Datum ...". Dadurch können Sie alle Einträge anzeigen, die Sie an einem bestimmten Eintrag vorgenommen haben Tag.

Wenn Ihr Kollege das nächste Mal sagt: "Hey, erinnern Sie sich an das Projekt, an dem wir letzten Februar gearbeitet haben?" - Sie können Öffnen Sie einfach Ihre superhandliche Journal-App, gehen Sie zu diesem Datum und rufen Sie alle Ihre Notizen und Aktivitäten ab Zeit. Sie werden alle mit Ihrer Fähigkeit umhauen, sich an alles zu erinnern, was Sie jemals getan haben, und an jedes Projekt, das Sie abgeschlossen haben.

Das ist theoretisch sowieso die Journal-App. Wie die Leute es tatsächlich in die Praxis umsetzen, ist eine ganz andere Geschichte. Und wie Sie es in die Praxis umsetzen, liegt ganz bei Ihnen. Beachten Sie jedoch, dass das Tool vorhanden ist, falls Sie es jemals benötigen sollten.

Haben Sie jemals das Outlook-Journal-Tool in Outlook verwendet? Wie hat es Ihnen die Arbeit erleichtert? Teilen Sie Ihre Erfahrungen damit in den Kommentaren unten!

Bildnachweis: Ledernotizbuch über Shutterstock