So erstellen Sie das letzte perfekte Zeitmanagementsystem, das Sie jemals verwenden werden

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J.R.R. Tolkien schrieb einmal durch die Figur von Gandalf: „Wir müssen uns nur entscheiden, was wir mit der gegebenen Zeit anfangen sollen zu uns." Wenn Sie das Geheimnis der Schaffung des perfekten Zeitmanagementsystems der Welt kennenlernen möchten, müssen Sie zuhören Gandalf.

Mein persönlicher Weg zum perfekten Zeitmanagementsystem war lang und voller Kadaver vergangener Versuche. Sie sagen, der Weg zur Hölle sei mit guten Absichten gepflastert. Sagen wir einfach, ich habe jedes neue System immer mit sehr guten Absichten verwendet.

Ich habe es versucht Gqueues Bringen Sie die Verwaltung und Planung von Google-Aufgaben mit GQueues auf eine völlig neue EbeneGoogle Tasks funktioniert nicht, wenn Sie über das Zeitmanagement von heute hinaus in die visionäre Planung von morgen übergehen möchten. Hier tritt GQueues an die Platte. Weiterlesen , ToDoist Wie viel produktiver ist ToDoist Premium? Hier sind 6 gute Gründe für ein UpgradeIch habe ToDoist eine Weile kostenlos benutzt. Aber ich stieß immer wieder auf Dinge, die ich tun wollte und konnte. E-Mail-Erinnerungen. Notizen zur Aufgabe hinzufügen. Dinge, die wirklich viel hinzufügen würden ...

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Was ist das perfekte Zeitmanagementsystem?

Wenn Sie wie ich sind, haben Sie wahrscheinlich das Gefühl, ein System zu haben, das fast was du brauchst, aber nicht ganz. Es fehlt fast immer etwas.

Das perfekte Zeitmanagementsystem sollte die folgenden Eigenschaften haben.

• Ermöglicht Ihnen einen „ruhigen Ort“, um über Ihre Lebensziele und Träume nachzudenken
• Bietet eine nahtlose Integration von Aufgaben im Zusammenhang mit Ihren Zielen
• Ermöglicht die einfache Organisation und Planung Ihrer wöchentlichen und täglichen Aufgaben
• Hilft Ihnen, wichtige Aufgaben nicht zu vergessen
• Ist kompakt und einfach, aber effizient und allumfassend

Das letzte ist wie nach dem Mond zu fragen, nicht wahr? Das Bedürfnis nach Einfachheit in Verbindung mit der Forderung nach All-Inclusive macht es so unmöglich, das perfekte System zu finden.

Erstellen Sie eine Zeitmanagement-Montagelinie

Das ideale Zeitmanagementsystem sollte wie eine effiziente Montagelinie funktionieren. Sie haben eingehende Arbeiten (Aufgaben), die organisiert und geplant und dann in Ihren Kalender integriert werden müssen. Dieser Prozess sieht ungefähr so ​​aus:

Das Problem bei den meisten Versuchen, eine einzelne zu verwenden App wie gTasks Verwenden Sie gTasks, um Ihre Aufgaben mit Google zu synchronisieren [Android]Heutzutage gibt es eine Million und eine großartige Möglichkeit, eine Aufgabenliste online und über mobile Apps zu verwalten. Trotzdem gibt es oft noch ein paar Leute, die noch keinen von ... Weiterlesen oder irgendetwas in der Art ist, dass diese Apps darauf spezialisiert sind, einen oder zwei Teile dieses Prozesses wirklich gut zu handhaben.

Zeiterfassungstools 4 ausgezeichnete kostenlose Zeiterfassungstools [Android]Egal wer Sie sind, Zeit ist ein unglaublich wichtiges Gut. Wir haben alle die gleiche Zeit - 86.400 Sekunden pro Tag - und es liegt an uns, wie wir diese Zeit verbringen ... Weiterlesen oder mit dem Pomodoro-Technik Pomodoro Web App Tomato.es ist Zeitmanagement einfach gemachtKannst du dich nicht konzentrieren? Machen Sie sich jetzt an die Arbeit. Tomato.es ist ein kostenloser Pomodoro-Timer, den Sie direkt in Ihrem Browser verwenden können - und möglicherweise die beste App, die ich je verwendet habe. Die Pomodoro-Technik ist einfach: ... Weiterlesen mach Dich zögern Sie weniger Warum Aufschub nicht durch Task-Management-Apps geheilt werden kann [Meinung]Am längsten habe ich mit Zeitmanagement zu kämpfen, und in einigen Aspekten tue ich es immer noch. Eine meiner vielen Methoden zur „Überwindung“ meines Mangels an Zeitmanagement war die Verwendung von Aufgabenverwaltungsanwendungen. ICH... Weiterlesen Sie können Ihren Wochenplan verwalten, aber nicht bei der Organisation Ihrer Aufgaben helfen.

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Die Teile zusammenfügen

Trello war jedoch immer noch kein einfacher Ort Lebensziele planen So erstellen Sie ein Vision Board und erreichen Ihre großen ZieleSie können sie als große Steine ​​oder große, haarige, kühne Ziele bezeichnen. Manche nennen es eine Bucket List. Das Leeren dieses Eimers erfordert Maßnahmen. Hier erweist sich ein visuelles Werkzeug wie Trello als nützlich. Weiterlesen Das Verwalten von Aufgaben von einem Schritt des Zeitplans zum nächsten war sehr umständlich.

Aus diesen Gründen habe ich mich schließlich entschlossen, alle Lehren aus früheren Systemen zu ziehen Ich habe alles in einem einzigen automatisierten Zeitmanagementsystem getestet und kombiniert alle.

1. Erstellen Sie Ihr Master-Zeitmanagementblatt

Der Workflow, den ich Justin gestohlen und im Trello-System verwendet habe, funktioniert gut. Grundsätzlich beginnen Sie auf einer Seite mit all Ihren neuen Aufgaben, die Sie benötigen, um irgendwie in Ihren Zeitplan zu passen. Links davon haben Sie eine Liste aller Aufgaben, die Sie diesen Monat ausführen möchten. Links davon diese Woche.

Dieses System hat bei mir ungefähr vier oder fünf Monate lang funktioniert. Ich fing an, Dinge zu vergessen, die auf einigen Listen standen. Sie wurden nicht auf "heute" verschoben und dann einfach begraben. Das System begann mich zu scheitern.

Also hier ist was ich getan habe. Sie müssen zuerst eine Google-Tabelle erstellen und vier Blätter erstellen.

In diesem Fall beginnen Sie links und erstellen eine Eingehend Blatt. Dadurch werden alle eingehenden Aufgaben Ihrer verschiedenen anderen Systeme aufgelistet.

Rechts davon erstellen Sie eine Monatliche Anforderungen Blatt. Rechts davon erstellen Sie eine Wöchentliche Anforderungen Blatt. Rechts davon erstellen Sie Ihre Wochenplan Blatt.

Wir werden gleich mit dem Formatieren dieser einzelnen Blätter beginnen. Aber zuerst erstellen Sie einen Wochenkalender in der Wochenplan Erstellen Sie eine Zeile mit Wochentagen und eine Spalte mit jeder halben Stunde für einen ganzen Tag.

Nachdem Sie Ihren Wochenplan einsatzbereit haben, können Sie jetzt Aufgaben in Ihr neues Zeitmanagementsystem eingeben!

Auf der Eingehendes Blatt, erstellen Sie Header für Aufgabe, Projekt, Datum hinzugefügt, Etikette, Priorität, Verknüpfung, Geplant, und Erledigt.

Diese Felder sind alle in einem Moment sinnvoll, in dem wir Ihr "Eingangs" -Blatt mit automatisierten Feeds füttern.

2. Erstellen und automatisieren Sie Ihre Lebensziele

Der erste dieser Feeds sind Ihre Lebensziele.

Die wichtigste Lektion, die ich gelernt habe, ist, dass man für die großen Ziele einen Raum braucht, der ist sauber und nur für einen Zweck gedacht - über die Dinge nachzudenken, die am wichtigsten sind Sie.

Von allen Zeitmanagement-Apps, die ich jemals ausprobiert habe, ist dies ein Zweck ToDoist ist perfekt.

Es ist sauber und einfach. Sie erstellen diese großen Lebensziele auf der linken Seite und dann auf der rechten Seite, indem Sie diese wirklich großen Ziele in die Unterziele aufteilen, auf die Sie Ihr ganzes Leben lang hinarbeiten werden.

Zum Beispiel ist eines meiner Lebensziele, eine glückliche Familie zu haben. Einige Unterziele davon wären „meinen Kindern eine positive Kindheit bieten“ oder „ein hingebungsvoller und fürsorglicher Ehemann sein“. Unter diesen Unterzielen finden Sie weitere Einzelheiten. Zum Beispiel würde der Bau eines Schlafzimmers für meine Tochter ihr sicherlich eine positivere Kindheitserfahrung geben.

Nun, das ist ein umsetzbar Aufgabe. Sie möchten Beschriftungen für diese umsetzbaren Aufgaben einrichten, damit ToDoist diese automatisch an Ihr Master-Zeitmanagementsystem sendet.

Sie müssen verwenden ToDoist Premium Zugang zu Etiketten haben (es ist billig und es lohnt sich!)

Klicken Sie in ToDoist einfach auf Etiketten Klicken Sie in der linken Navigationsleiste auf Etikett hinzufügen Taste.

Im obigen Beispiel habe ich für das Erstellen einer Schlafzimmeraufgabe nach dem Erstellen eines happy_family-Labels der Aufgabe selbst "@happy_family" hinzugefügt, um sie zu kennzeichnen.

Warum helfen Ihnen diese Etiketten? Denn jetzt können Sie verwenden IFTTT um diese gekennzeichneten Aufgaben zu erkennen und die Aufgaben in Ihre brandneue einzufügen Eingehend Blatt in Google Sheets.

Wählen Sie in IFTTT einfach den ToDoist-Trigger und wählen Sie Neue Aufgabe mit Label erstellt.

Als Nächstes können Sie aus einer Dropdown-Liste der von Ihnen erstellten Beschriftungen sowie aus dem Projekt auswählen, in dem Sie die Beschriftung verwendet haben.

Stellen Sie abschließend die Aktion auf Google Drive ein und wählen Sie Zeile zur Tabelle hinzufügenund geben Sie den korrekten Namen Ihrer Google-Tabelle ein, in der Sie das Blatt "Eingehend" erstellt haben.

Beachten Sie die Felder in dieser Ausgabe? Dies sind dieselben Felder, die Sie gerade in der Tabelle erstellt haben.

Jedes Mal, wenn Sie in ToDoist eine Aufgabe im Zusammenhang mit dem Lebensziel erstellen und eine der Beschriftungen anwenden, die Wenn Sie IFTTT-Trigger für erstellt haben, wird diese Aufgabe automatisch in den Eingang geladen Kalkulationstabelle.

Denk darüber nach. Jetzt können Sie sich zurücklehnen, Ihren Geist klären und einfach Ihre Lebensziele planen. Machen Sie sich keine Sorgen darüber, wie Sie planen können, was Sie tun müssen, um diese Ziele zu erreichen. Sie müssen lediglich Brainstorming- und Label-Aufgaben ausführen, die Sie ausführen müssen, um dorthin zu gelangen. Lassen Sie die Automatisierung den Rest erledigen.

3. Automatisieren Sie Ihre dringenden Anforderungen

Natürlich ist Ihr Leben mehr als nur Ihre Lebensziele. Seien wir ehrlich, tägliche Anforderungen, Telefonanrufe und E-Mails bombardieren Sie ständig mit neuen Anforderungen und neuen Aufgaben. Sie brauchen auch einen Weg, um mit diesen Anforderungen umzugehen.

Die Antwort darauf ist auch die Automatisierung eines "eingehenden" Feeds von Ihrem E-Mail-Konto. Keine Sorge, das ist wirklich einfach. Einfach erstellen ein IFTTT-Trigger für jedes Mal, wenn Sie Star eine E-Mail in Ihrem Posteingang.

Erstellen Sie dann dieselbe Aktion wie zuvor - Zeile zur Tabelle hinzufügen. Stellen Sie sicher, dass Sie denselben Tabellenkalkulationsnamen korrekt eingeben. Sie müssen auch das anpassen Formatierte Zeile Damit werden die erforderlichen Felder für die von Ihnen erstellte eingehende Tabelle ausgegeben.

Wichtig ist nur, dass der Betreff der E-Mail mit dem Feld „Aufgabe“ in Ihrer Tabelle übereinstimmt.

Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail in Ihrem Posteingang markieren, wird diese E-Mail-Betreffzeile als weitere eingehende Aufgabe zu Ihrer Tabelle hinzugefügt.

Das Schöne daran ist, dass beim Scannen von E-Mails und beim Erkennen einer E-Mail, die Ihre Zeit benötigt, diese zu einer Aufgabe werden muss, die in Ihrem Workflow geplant ist. Verschwenden Sie keine Zeit damit, die Aufgabe sofort zu erledigen. Star es einfach und mach weiter.

Jetzt haben Sie Ihre Lebensziele und Ihre täglichen E-Mails automatisiert, um die eingehenden Aufgaben zu erledigen In der Warteschlange Ihres neuen Zeitmanagementsystems ist es an der Zeit, den Workflow zu organisieren System.

4. Organisieren Sie Ihren Zeitmanagement-Workflow

Jetzt kommt der lustige Teil. Wenn Sie ToDoist verwendet haben, um Ihre langfristigen Ziele zu planen, und wichtige Dinge in Ihren E-Mails hervorgehoben haben, werden auf dem Blatt eine Reihe neuer Aufgaben angezeigt!

Erinnere dich an die Geplant und Erledigt Felder, die Sie erstellt haben? Nun, das waren Extras, die von der Automatisierung nicht ausgefüllt werden. Dies liegt daran, dass Sie bei der Auswahl der einzelnen Aufgabennamen diese auf die verschieben Diesen Monat oder Diese Woche Sie müssen sich notieren, dass Sie diese Aufgabe geplant haben. Wenn Sie die Aufgabe abgeschlossen haben, können Sie sie im Feld Fertig als erledigt markieren.

Sobald eine Aufgabe geplant ist, ist sie im Monats- oder Wochenblatt vorhanden. Die Idee ist, dass Sie monatlich alle eingehenden Aufgaben, von denen Sie glauben, dass Sie sie in diesem Monat ausführen können, in die verschieben sollten Diesen Monat Blatt.

Das Diesen Monat und Diese Woche Blätter sollten die folgenden Felder haben: Aufgabe, Für wen?, Frequenz, Wiederholen und Lebensziel.

Nehmen Sie sich beim Verschieben eines Aufgabennamens von "Eingehend" in "Dieser Monat" die Zeit, diese Felder auszufüllen. Für wen (welchen Kunden oder welche Person) ist die Aufgabe? Ist es eine Aufgabe, die Sie jeden Monat wiederholen müssen? Ist es von einem Ihrer Lebensziele?

Definieren Sie vor allem, wann die Aufgabe erledigt werden muss. Durch Sortieren nach diesem Feld können Sie Prioritäten für die Aufgaben festlegen, die bei der Planung Ihrer Woche ausgeführt werden sollen.

Denken Sie daran, tun Sie dies jeden Monat. Nehmen Sie sich zu Beginn der Woche Zeit, um Aufgaben aus dem zu verschieben Diesen Monat Blatt zum identischen Diese Woche Blatt. In den Fällen, in denen die Aufgabe monatlich wiederholt wird, können Sie die Aufgabe einfach direkt zu Ihrem Wochenkalender hinzufügen und das Feld "Nächste Fälligkeit" aktualisieren.

Das ist das Schöne an diesem System. Es kann Ihnen helfen, alles zu verwalten - Aufgaben im Zusammenhang mit diesen wichtigen Lebenszielen, alltägliche tägliche Aufgaben, die sich daraus ergeben E-Mails, monatliche und wöchentliche Aufgaben, die Sie ausführen müssen, egal was passiert, und dann die wichtigen Aufgaben, die Sie hinzufügen das Eingehend Blatt selbst.

Wenn die Aufgaben verarbeitet werden und von Registerkarte zu Registerkarte fließen, werden sie datiert und priorisiert, und Sie werden sie schließlich Ihrem Zeitplan für die kommende Woche hinzufügen. Dies ist der Zeitplan auf der allerletzten Registerkarte, den Sie zu Beginn dieses Artikels erstellt haben. Dies nutzt die Zeitblockierungsstrategie Zeitblockierung - Die Geheimwaffe für besseren FokusSuchen Sie nach einer effizienteren Möglichkeit, Ihre Arbeitstage zu organisieren? Versuchen Sie es mit Time Blocking. Diese Zeitmanagement-Taktik kann Ihnen helfen, den Überblick zu behalten und gleichzeitig Ablenkungen, Aufschub und unproduktives Multitasking in Schach zu halten. Weiterlesen das hat Rob kürzlich geschrieben - was ganz gut funktioniert.

Sie können diese Aufgaben farblich kennzeichnen, wenn Sie sie Ihrem Wochenplan hinzufügen. Erstellen Sie möglicherweise einen Farbcode für jeden Kunden oder verwenden Sie unterschiedliche Farben, um unterschiedliche Projekte oder Prioritäten zu kennzeichnen.

Der Schlüssel zu diesem System ist, dass es in der Lage ist, alles zu handhaben, von Ihrer Lebensplanung bis hin zu Ziele setzen 5 Kritische Fehler, die beim Setzen von Zielen vermieden werden solltenDas Setzen von Zielen ist eine großartige Möglichkeit, um den Aufschub zu verringern und die Produktivität zu steigern. Wenn Sie keine Ziele haben, haben Sie keine Richtung. Ohne Anleitung können Sie sich leicht verloren und verwirrt fühlen. Glücklicherweise,... Weiterlesen zu den Projekten, an denen Sie gerade arbeiten.

Sie sollen dann auf der zweiten und dritten Registerkarte ausgeführt und schließlich auf der letzten Registerkarte geplant und ausgeführt werden. Solange Sie diszipliniert genug sind, um sich zu setzen und dieses System zu verwenden, um Ihren nächsten Monat und Ihre kommende Woche zu planen, wird es Ihre Produktivität um ein Vielfaches steigern.

Haben Sie schon Ihr perfektes Zeitmanagementsystem gefunden? Sieht das so aus, als würde es für Sie funktionieren? Teilen Sie Ihre eigenen Erfahrungen und Tipps zum Zeitmanagement im Kommentarbereich unten mit!

Bildnachweis: Zeiteinteilung Über Shutterstock