Scannen und verwalten Sie Ihre Belege, sparen Sie Platz, Papier und Zeit

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Papierbelege gehen leicht verloren und sind schwer zu finden, wenn Sie sie am dringendsten benötigen. Glücklicherweise löst die Digitalisierung diese beiden Probleme. Mit einem Smartphone, Cloud-Speicher und Ihrer eigenen organisatorischen Kompetenz können auch Sie das Problem fehlgeleiteter Belege lösen.

Unabhängig davon, ob Sie Ihre Steuern einreichen oder eine Garantie in Anspruch nehmen, sind Quittungen von entscheidender Bedeutung. Einige Unternehmen bieten optionale E-Mail-Belege an, die meisten nicht. Während Sie diesen Schrott immer so sicher wie möglich aufbewahren sollten, kann ein digitales Backup lebensrettend sein - selbst wenn Sie nur Ihre Steuern zahlen.

Smartphone-Scanner

Heutzutage hat so ziemlich jeder ein Smartphone und jedes Smartphone hat eine Kamera. Es gibt einige hervorragende Apps zum Scannen von Papier in Dateien, unabhängig davon, welches Betriebssystem Sie verwenden. In der Tat sind App Stores absolut Marmelade verpackt Mit Scan-Apps und hartem Wettbewerb ist immer gut für die Verbraucher.

Die folgenden Apps wurden in erster Linie für das Scannen entwickelt und Dokumente werden im Speicher Ihres Smartphones gespeichert. Sie bieten wahrscheinlich die beste Qualität für ihren alleinigen Zweck, und einige bieten sogar nützliche Funktionen für Export, Freigabe und Zusammenarbeit.

iOS, iPhone & iPad

Ich hatte schon immer ein Faible für TurboScan (1,99 USD), a Budget-Scanner-App, die hervorragende Ergebnisse liefert TurboScan - oder warum Ihr nächster Scanner 1,99 USD kostet [iPhone]Ich hatte einmal einen Scanner. Es nahm um 1998 eine enorme Menge an Schreibtischfläche in meiner Kindheit in Anspruch, die über einen parallelen Anschluss verbunden war, und das Verhältnis von Qualität zu Geschwindigkeit war gelinde gesagt schlecht. Es war der... Weiterlesen . Sie können damit mehrseitige PDFs sowie JPEGs erstellen. Während die Benutzeroberfläche nicht viel zu beschreiben ist, können Sie die Kantenerkennung und den Gesamtscan durchführen Die Qualität (mit einstellbaren Kontrasteinstellungen) ist ausgezeichnet, und es gibt eine „SureScan 3x“ -Funktion, mit der drei Belichtungen zusammengeführt werden können gedimmtes Licht.

Ich habe es auch geschafft zu greifen CamScanner + (4,99 US-Dollar) während des Verkaufs und nach mehrmaliger Verwendung waren wir mit den Ergebnissen zufrieden. Mit der App können Sie Ihre Scans direkt (gegen Gebühr) faxen, Einträge markieren, zusammenarbeiten, Text identifizieren und sogar einen Passcode festlegen, um Ihre privaten Dokumente zu sichern. Da ist ein Freie Version verfügbar, das unter anderem Anzeigen und Wasserzeichen für Ihre Scans verwendet.

Eine der funktionsreichsten Apps ist die Scanner Pro (6,99 USD) mit einem passenden Premium-Preisschild. Die App verfügt über Funktionen wie Echtzeit-Rahmenerkennung für bessere Rahmung und iCloud-Synchronisierung für die Beibehaltung Ihrer gescannte und mit Ihren Geräten synchronisierte Scans und direkter Upload auf Dropbox, Google Drive und Evernote. Wenn Sie eine App benötigen, die alles kann, ist Scanner Pro wahrscheinlich genau das Richtige.

Android

Google-Nutzer können auch davon Gebrauch machen CamScanner + (4,99 $) oder die populärere Freie Version, die über einen ähnlich robusten Funktionsumfang verfügt. Wie zu erwarten ist, markiert die kostenlose Testversion Ihre eingehenden Scans mit Wasserzeichen und schränkt einige der nützlicheren Funktionen der Apps ein Die Qualität von CamScanner ist ausgezeichnet Scannen Sie Dokumente auf Ihrem Telefon mit CamScanner für AndroidMit dieser praktischen App können Sie jedes Dokument direkt von Ihrem Telefon aus scannen. Weiterlesen .

Eine weitere gute Alternative zu CamScanner + ist Mobiler Dokumentenscanner ($ 4.99) auch als MDScanner bekannt. Mit mehrseitiger Unterstützung, Kantenerkennung und einer Reihe von Verarbeitungsoptionen, um Text, Bilder oder Whiteboard-Zeichnungen hervorzuheben, ist die App eine leistungsstarke Ergänzung für Ihr mobiles Büro. Wie immer können Sie die überprüfen Freie Version Dies beruht auf Werbung, Wasserzeichen und einem begrenzten Batch-Scannen.

Windows Phone

In ihrer Eile, die App-Landschaft für mobile Scans zu dominieren, haben die Entwickler von CamScanner den Windows Phone Store mit der kostenlosen Version erreicht CamScanner für Windows Phone. Soweit ich weiß, hat die App keine Einschränkungen und kostet auch keinen Cent - den Preis, den Sie haben Bezahlen ist in Funktionen, da nicht alles, was in den iOS- und Android-Versionen verfügbar ist, hier ganz funktioniert noch. Trotzdem ist es kostenlos und gibt ein lecker aussehendes PDF aus.

Aufgrund der (mangelnden) Beliebtheit der Plattform haben Windows Phone-Benutzer keine große Auswahl, wenn es um andere Apps geht. Es gibt den kostenlosen Handyscan, aber er sieht nicht besser aus als CamScanner, sodass Sie mit dem ersteren besser dran sind.

Cloud-Speicher

Einer der Vorteile des Scannens Ihrer Belege in das PDF- oder Bildformat besteht darin, dass Sie sie in der Cloud speichern können, auf die Sie jederzeit zugreifen können. Zum Glück gibt es einige Apps, die sowohl Speicher als auch Organisation und sogar Dokumentenerfassung miteinander verbinden - und alle können kostenlos gestartet werden.

Die Cloud-Speicherplattform von Google ist ein großartiger Ort, um Ihre Belege aufzubewahren, vorausgesetzt, Sie sind nicht zu sehr damit beschäftigt, Ihre Kaufhistorie in die Hände von Google zu legen. Sowohl die iOS- als auch die Android-Apps verfügen über eine Funktion zum Scannen von Dokumenten, mit der Sie Ihre Belege und andere Dokumente schnell erfassen, hochladen und organisieren können. Das Beste daran ist, dass Sie mehrere Geräte mit unterschiedlichen Betriebssystemen verwenden können, um alles zu erfassen und alles am selben Ort zu speichern (oder darauf zuzugreifen).

Entschuldigung, Windows Phone-Benutzer, Google hat sich noch nicht die Mühe gemacht, eine App für Ihre Plattform zu erstellen - und es sieht nicht so aus, als würden sie es bald tun.

Evernote ist eine großartige Alternative zu Google Drive, wenn Sie den Notizen-Service bereits nutzen. Das iOS ist nicht nur für ein Basiskonto kostenlos (10 MB maximale Notizgröße, 60 MB pro Monat Upload-Limit), sondern auch kostenlos und Android-Versionen enthalten einen hervorragenden Dokumentenscanner, der sich ideal zum Speichern textfreundlicher Schnappschüsse von eignet Quittungen. Sie können diese an eine Notiz oder ein Notizbuch Ihrer Wahl anhängen, sie markieren und sogar öffnen Skitch zur Anmerkung.

Leider enthalten die Windows Phone- und Blackberry-Versionen kein Scannen von Dokumenten, aber Sie können damit einen Snap erstellen und von Ihrem Gerät hochladen.

Beim Scannen haben Windows Phone-Benutzer einen praktischen Trick im Ärmel: Eine spezielle App namens Office Lens scannt Belege, Dokumente und Whiteboards direkt in OneNote. Für die App müssen Sie sich mit einem Microsoft-Konto anmelden und Bilder sowohl im Dokumentmodus als auch im Whiteboard-Modus direkt in der Cloud speichern. Sie können dann über die in WindowsPhone integrierte OneNote-App oder eine ähnliche Desktop-Edition darauf zugreifen.

Mit einem Dokumentenscanner intelligenter scannen

Wenn Sie von den Ergebnissen des Handscannens durchweg enttäuscht sind, sollten Sie einen Dokumentenscanner in Betracht ziehen. Wir haben hat dir gezeigt, wie man in der Vergangenheit eins macht So erstellen Sie Ihren eigenen Smartphone-DokumentenscannerHaben Sie jemals versucht, ein Foto eines Dokuments mit Ihrer Smartphone-Kamera aufzunehmen, in der Hoffnung, es später mithilfe der OCR-Software in ein PDF- oder Word-Dokument umzuwandeln? Vielleicht haben Sie versucht zu nehmen ... Weiterlesen Wenn Sie viele Belege scannen, lohnt es sich möglicherweise, sich die Zeit zu nehmen, um Ihre eigenen zu erstellen.

Wenn Sie Ihr Gerät ruhig halten und viel Licht hereinlassen, kann eine Scanbox die Qualität Ihrer Scans erheblich verbessern und Verzerrungen durch Kantenkorrekturen reduzieren.

Benutzen IFTTT Für eine intelligentere Organisation

IFTTT ist ein unendlich nützliches Automatisierungswerkzeug Das ultimative IFTTT-Handbuch: Verwenden Sie das leistungsstärkste Tool des Webs wie ein ProfiIf This Then That, auch bekannt als IFTTT, ist ein kostenloser webbasierter Dienst, mit dem Ihre Apps und Geräte zusammenarbeiten können. Sie sind sich nicht sicher, wie Sie Ihr Applet erstellen sollen? Befolgen Sie diese Anleitung. Weiterlesen das verwendet eine Kombination von Triggern und Aktionen. IFTTT kann Ihnen auf verschiedene Weise beim Organisieren von Belegen helfen. Der Hauptvorteil, den ich sehen kann, besteht darin, Ihre digitalen Belege so zu organisieren, dass sie neben Ihren gescannten Belegen angezeigt werden.

Wenn Sie ein Google Mail-Nutzer sind, können Sie verschiedene Auslöser einrichten, z. B. das Hinzufügen einer bestimmten Bezeichnung zu einer Nachricht, Betreffzeilen oder E-Mails von bestimmten Absendern. Wenn Sie Ihre Filter bereits so eingerichtet haben, dass Einkaufs-E-Mails automatisch beim Eingang in Ihrem Posteingang gekennzeichnet werden, kann der gesamte Vorgang erstaunlich einfach sein.

Es ist dann ein einfacher Fall, Ihre Aktion auszuwählen - in einem bestimmten Google Drive-Ordner zu speichern, in Dropbox zu speichern, eine neue zu speichern Notiz in Ihrem Evernote-Notizbuch „Quittungen“, um Ihrem OneNote-Konto eine neue Notiz hinzuzufügen - Sie haben die Wahl und sind ziemlich unbegrenzt Das.

Ernsthaft am Scannen?

Wenn Sie es sind Ja wirklich Wenn Sie ernsthaft scannen möchten, sollten Sie einen mobilen Scanner wie z Doxie oder Flip-Pal. Im Gegensatz zu den klobigen Flachbettmodellen von früher sind diese Modelle (insbesondere die von Doxie) leicht und mobil. Das Basismodell jedes Unternehmens beginnt bei 149 US-Dollar. Wenn Sie jedoch viel scannen, sollte das Startgeld kein Problem sein.

Was sind Ihre Tipps, um den Überblick über Ihre Papierbelege zu behalten? Fügen Sie in den Kommentaren unten Ihre eigenen Bewältigungsmechanismen hinzu.

Bildnachweis: Supermarktbelege Über Shutterstock