Wie Ihre E-Mail-Nachrichten Menschen dazu bringen können, Sie zu lieben oder zu hassen

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Ich weiß, dass du denkst, du weißt es wie man eine gute E-Mail schreibt Wie das Schreiben erstaunlicher E-Mails Ihre Karriere fördern kannDas Senden professioneller E-Mails erhöht Ihren Online- (und Offline-) Ruf immateriell. Der ultimative Maßstab für kunstvolles E-Mailing ist, wenn Sie mit nur einer beeindruckenden E-Mail einen Job erledigen oder einen Auftritt landen können ... Weiterlesen , aber ich möchte mir einen Moment Zeit nehmen, um Ihnen das zu sagen richtig Weg, um eine E-Mail zu schreiben. Wie haben Sie sich durch diesen Satz gefühlt? Ein bisschen wie ich mit dir gesprochen habe, als wärst du drei Jahre alt, oder? So leicht kann eine E-Mail Menschen beleidigen.

Wenn Sie als Teamplayer, kompetenter Anführer oder vertrauenswürdiger Freund positiv auftreten möchten, haben die von Ihnen gewählten Wörter und die Art und Weise, wie Sie sie aneinanderreihen, einen enormen Einfluss. Dies gilt umso mehr für E-Mails, da Sie im Gegensatz zu Telefon- oder Video-Chat das Gesicht der Person nicht sehen können. Sie können das Grinsen nicht sehen, wenn sie Sarkasmus auslösen, oder die Falte in ihrer Stirn, weil etwas, das Sie gerade gesagt haben, sie verwirrt. Einige Leute denken, dies ist der Grund, warum Technologien wie E-Mail und

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Mit E-Mail fliegen Sie so ziemlich blind. Für manche Menschen funktioniert diese Art von gut, weil sie gerne reden beim Menschen, anstatt zu Menschen. Wenn Sie in einer Umgebung gearbeitet haben, in der E-Mail eine häufig verwendete Kommunikationsform ist, wissen Sie höchstwahrscheinlich, dass so viele verschiedene „E-Mail-Persönlichkeiten“ auftauchen. Da ist der Patronisierer, der hasserfüllte Troll, das chronisch Off-Topic, die Negativität von Mr. (oder Mrs.)... die Liste geht weiter und weiter.

Woher wissen Sie also, ob Sie auf den falschen Weg stoßen, ohne es zu merken? Welche Art von Regeln können Sie befolgen, um immer sicherzustellen, dass Sie eine freundliche, aufgeschlossene, kooperative Person sind, mit der die Leute wirklich gerne zusammenarbeiten? Die folgenden Tipps sollen Ihnen einen Vorsprung auf eine freundlichere und produktivere E-Mail-Kommunikation verschaffen.

Die Grenze zwischen Vertrauen und Arroganz

Oft merken die Leute, die in einer E-Mail als arrogant erscheinen, nicht einmal, wie sie rüberkommen. Oft versuchen sie nur, jemanden zu beeindrucken oder den Respekt ihrer Kollegen oder Freunde zu gewinnen. Von allen E-Mail-Fehlern, die Menschen - insbesondere bei der Arbeit - machen, ist dies der große. So viele versuchen, den Chef zu beeindrucken, dass es oft zu einem fortwährenden Spiel der One-Upmanship zwischen Kollegen wird. Jeder möchte diese Werbung, und oft sieht ein Manager nur die Leistung in den E-Mails. Zumindest ist das der Denkprozess.

Das Problem beginnt, wenn Sie das Wort „Ich“ häufig sehen. "Ich möchte, dass wir sofort damit beginnen" oder "Ich möchte hier klar sein ..."

Die Phrasen sind nicht nur egozentrisch. Sie werden auch zu einem diktatorischen Gespräch. Es ist fast wie in einer Eltern-Kind-Beziehung, in der eine Person glaubt, alle Regeln zu diktieren, und Sie sollten einfach die Klappe halten und zuhören.

Niemand mag es, am empfangenden Ende zu sein, und vertrau mir, du willst auch nicht am empfangenden Ende sein. Niemand wird dich mögen.

Carmine Gallo, ein Berater und Autor von Skills Coach, schrieb, dass arrogante Menschen dazu neigen, Augenkontakt zu vermeiden. Sie scheinen fast zu reden durch du und nicht bei dir. Das liegt daran, dass es ihnen egal ist, mit wem sie sprechen, nur dass das, was sie zu sagen haben, gehört wird. Dies kommt auch in E-Mails durch die ständige Verwendung von „Ich“ zum Ausdruck, wobei nur wenig auf das geachtet wird, was andere sagen, abgesehen von gelegentlichen oberflächlichen Kommentaren zum „Schätzen“ Ihrer Eingabe. Sie können darauf wetten, dass der Manager nicht liest, was Sie schreiben, sondern damit beschäftigt ist, was zu finden Sie möchte als nächstes sagen.

Niemand braucht dich, um einzusteigen, Big Guy.

Ein weiterer Hinweis darauf, dass Sie ein selbst aufgeblasenes Ego in Ihren Händen haben, ist, wenn Sie sich mitten in einer E-Mail-Konversation befinden, die einen CC enthält Liste von mehreren Personen, und dann schließt sich aus heiterem Himmel jemand dem Gespräch mit dem Satz an: „Erlauben Sie mir, hier für eine Weile einzutreten Moment…"

Diese Art von Formulierung, ähnlich wie "Lassen Sie mich das klarstellen ...", wirkt sich auf die Personen aus, die Ihre E-Mail lesen. Es sagt ihnen, dass Sie denken, Sie haben alle Antworten. Es sagt ihnen, dass Sie das Gefühl haben, bis zu diesem Punkt irregeführt und falsch gewesen zu sein, und hier sind Sie - der Held in glänzender Rüstung auf einem weißen Pferd - reitet hinein, um jeden vor seiner eigenen Dummheit zu retten und Ignoranz.

Großartige Arbeit, Mr. Hero - Sie haben gerade alle im Team mit den ersten Worten Ihrer E-Mail entfremdet.

Hier sind einige der wichtigsten Tipps für höfliche, aber professionelle Kommunikation.

Sei ehrlich und demütig

Das Zeichen eines wahren Führers ist einer, der nicht nur anerkennt, dass er oder sie nicht alle Antworten hat, sondern auch weiter heißt es - oft und nachdrücklich - dass die Mitarbeiter diejenigen sind, die die größten Einsichten haben und Kompetenzen. Der beste Weg, dies in E-Mails zu tun, besteht darin, Ihren Mitarbeiter zu kontaktieren, wenn Sie Ihren Vorgesetzten eine E-Mail über sie senden und gut über sie sprechen. Machen Sie dasselbe, wenn Sie mit anderen Teammitgliedern sprechen - sprechen Sie gut über Ihre Mitarbeiter. Bestätigen Sie, wann sie einen großen Erfolg hatten.

Es kann für Personen, die eine Führungsposition einnehmen, kontraintuitiv sein, nicht aufzubauen sich oben. Schließlich ist die Position eine Position der Autorität und bietet sich an, sich selbst zu rühmen. Die meisten Manager sind der Meinung, dass sie für den Respekt der Mitarbeiter intellektuell überlegen erscheinen müssen. Leider macht dies in den meisten Fällen das Gegenteil.

Fragen stellen

Als Manager scheint es seltsam zu sein Fragen Sie Ihre Mitarbeiter nach Antworten Anstatt ihnen die Antworten zu geben, aber ob Sie es glauben oder nicht, wenn Sie die Menschen dazu befähigen, Lösungen für Sie zu entwickeln, respektieren sie Sie auch. Sobald sie die Aufgabe erfüllt haben, eine Antwort auf ein Problem zu finden, fühlen sie sich nicht nur sicherer selbst, aber sie werden sich auch daran erinnern, dass Sie derjenige waren, der sie dazu inspiriert hat, dies zu tun Erfolg. Das ist das Geheimnis des Managements - sich auf den Erfolg der Personen unter Ihnen zu konzentrieren, anstatt sich auf Ihre eigenen zu konzentrieren.

Denken Sie darüber nach - Sie sind in einer einzigartigen Position, um ein Team von selbstbewussten, erfolgreichen Menschen aufzubauen, für die Sie arbeiten Sie. Stellen Sie sich vor, wie viel mehr ein solches Team leisten könnte als ein Team voller Menschen, die verärgert und unmotiviert sind.

Aber... benutze nicht "Aber"

Eine weitere lustige Taktik, die ich auf meinen verschiedenen Reisen in Manager-E-Mails gesehen habe, ist die gesamte Köder-und-Schalter-Routine. Hier beginnt der Manager die E-Mail mit einem Kompliment und wechselt dann, um sich über etwas zu beschweren oder um zusätzliche Arbeit zu bitten. Dies ist besonders schädlich, da es den falschen Eindruck erweckt, dass Sie im Begriff sind, ehrlich und demütig zu sein (wie oben empfohlen) Sie bauen die Erwartungen des Mitarbeiters auf, dass er ein Kompliment erhalten wird, und zerstören es dann einfach, indem Sie genau das tun Gegenteil.

Dies sind Sätze wie: "Es geht euch gut, aber ..." oder "Ich mag, was ihr mit diesem Diagramm gemacht habt, aber ...".

Dies ist eigentlich das Bastardkind des jahrhundertealten Ratschlags an Manager, den sie immer haben sollten Beginnen Sie eine E-Mail, in der Sie nach etwas fragen oder etwas mit etwas Positivem kritisieren, um „das zu mildern Schlag". Versteh mich nicht falsch, aufrichtig gemacht, das funktioniert tatsächlich. Das Problem ist, dass die meisten Menschen nicht aufrichtig wissen, wie man das macht, sondern stattdessen nur als herablassender, pompöser Arsch rüberkommen.

Es sei denn, Sie haben aufrichtig das Gefühl, dass jemand einen guten Job macht - umgehen Sie einfach die leeren Plattitüden und machen Sie sich an die Arbeit. Ihr Mitarbeiter wird es zu schätzen wissen, wie ein Erwachsener und nicht wie ein Fünfjähriger behandelt zu werden.

Zeigen Sie Menschen, die Ihnen wichtig sind, was sie sagen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter oder Mitarbeiter Sie schätzen und sich als authentische Person fühlen, ist es wichtig, dass Sie ehrlich und unkompliziert mit Menschen umgehen. Glücklich zu sein ist großartig, aber positiv zu sein, nur um positiv zu sein, wirkt sehr leer und bevormundend per E-Mail. Wenn Sie bei der Übermittlung von schlechten Nachrichten den Ansatz „Zuerst etwas Positives sagen“ verwenden müssen, tun Sie dies authentisch. Sagen Sie nicht nur "Sie sind ein großartiger Mitarbeiter", sondern erwähnen Sie stattdessen etwas, das sie speziell getan haben und das dies zeigt. Dies sagt ihnen, dass Sie tatsächlich aufpassen - es ist Ihnen wichtig, was sie tun und was sie sagen.

Das Managen von Menschen ist wahrscheinlich eine der schwierigsten Aufgaben, da es menschlich ist, Autorität zu misstrauen und nicht zu mögen. Wenn Sie in einer Position der Autorität sind, ist es umso notwendiger, demütig, authentisch und ehrlich zu sein.

Es reicht nicht aus zu sagen, dass Sie sich um Menschen kümmern. Zeig es.

Es ist nicht wichtig genug zu sagen, dass Sie jemanden schätzen. Beschreiben Sie warum.

Mit E-Mails werden die Leute alle möglichen Annahmen über Ihre Aussagen treffen - lassen Sie also keinen Raum für Fehlinterpretationen. Die Menschen werden Ihre Offenheit und Ehrlichkeit zu schätzen wissen - nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Ihre Kollegen. Wenn Sie dies gut durchziehen, werden Sie eines Tages am Ende einer Auszeichnung als „angesehener Anführer“ stehen.

Wie versuchen Sie, gut mit E-Mails zu kommunizieren? Wie gehen Sie vor, um sicherzustellen, dass Sie keine Menschen beleidigen oder bevormunden? Teilen Sie Ihre eigenen Tipps in den Kommentaren unten!

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