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Mit drei E-Mail-Konten, einem für die Arbeit, einem für die persönliche und einem für MakeUseOf, gebe ich mehr aus Zeit, meine E-Mails zu überprüfen und zu versuchen, alle Nachrichten unter Kontrolle zu halten, als tatsächlich viel Arbeit zu bekommen erledigt. Zum Glück sind alle drei E-Mail-Konten Google Mail Bei einem Versuch, ein Konto zu organisieren, habe ich mehrere Schritte ausgeführt, die auf alle drei Konten angewendet werden können. Google Mail bietet verschiedene Tools, mit denen Sie Ihren Posteingang auflösen und, was noch wichtiger ist, auf diese Weise beibehalten können.
Das Erreichen von Inbox Zero ist eigentlich eine ziemlich einfache Aufgabe, und die Wartung kann mit minimalem Aufwand durchgeführt werden, solange Sie über ein anständiges System verfügen.
Dies sind ein paar einfache Schritte, mit denen Sie dieses System in Bewegung setzen und außerdem Ihr Archiv frei halten können große Anhänge, die Speicherplatz beanspruchen und trotz der enormen Kapazität von Google Mail nach einigen Jahren ausgeführt werden können aus.
Filter einrichten
Der erste Schritt beim Entstören Ihres Posteingangs besteht darin, Filter zu erstellen. Dies ist nützlich, da die Filter auf alle Nachrichten angewendet werden können, die Ihren Posteingang bereits verstopfen. Während Google Mail-Filter So richten Sie E-Mail-Filter in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook einDie E-Mail-Filterung ist das beste Tool, um Ihren Posteingang sauber und übersichtlich zu halten. Hier erfahren Sie, wie Sie E-Mail-Filter in Google Mail, Yahoo Mail und Outlook einrichten und verwenden. Weiterlesen Syphir geht noch einen Schritt weiter und setzt Ihre Filter effektiv auf Steroide.
Mit Syphir können Sie Massenweiterleitungen herausfiltern und E-Mails archivieren, sobald sie eine bestimmte Zeit in Ihrem Posteingang waren Geben Sie während Ihres Arbeitstages persönliche, Facebook- oder Twitter-bezogene E-Mails zurück, damit Sie nicht abgelenkt werden und Ihren Posteingang sauber halten aufgeräumt.
Eine wichtige Möglichkeit, mit Syphir Ihre E-Mails aufgeräumt und organisiert zu halten, besteht darin, ein Etikettensystem zu erstellen, das Ihren persönlichen Bedürfnissen, Jobs und Projekten entspricht. Auf diese Weise ist das Auffinden älterer E-Mails ein Kinderspiel. Wenn Sie einem Dritten keinen Zugriff auf Ihre E-Mail gewähren möchten, können Sie sich natürlich mit dem nativen Filtersystem von Google Mail begnügen.
Das Erstellen von Filtern ist sehr wichtig, wenn Sie Ihren Posteingang auflösen möchten, denn sobald Sie alle Filter eingerichtet haben, wird Ihr Posteingang dies tun bleibe organisiert.
E-Mails in Aufgaben konvertieren
Nachdem Sie Ihre Filter eingerichtet haben, müssen Sie als Nächstes die E-Mails adressieren, die sich noch in Ihrem Posteingang befinden.
Ich behalte E-Mails in der Regel in meinem Posteingang, bis ich das entsprechende Problem oder die damit verbundene Aufgabe gelöst habe. Meistens kann die Aufgabe vergessen werden, und wenn Sie mehr E-Mails erhalten, laufen Sie Gefahr, alles völlig zu vergessen. Bevor Sie es wissen, ist Ihr Posteingang wieder voll mit E-Mails, die Sie gelesen, aber nicht bearbeitet haben.
Um den Überblick zu behalten, konvertieren Sie Ihre E-Mails sofort mit Google Mail-Aufgaben.
Jede Aufgabe wird von einem Link zu der zugehörigen E-Mail begleitet, sodass Sie keine Zeit damit verbringen, danach zu suchen, wenn Sie darauf verweisen oder darauf antworten müssen.
Antworten auf Routine-E-Mails mit vordefinierten Antworten
Antworten auf Routine-E-Mails mit Vorgefertigte Antworten Sparen Sie Zeit mit Google Mail-E-Mail-Vorlagen mithilfe von "Eingemachten Antworten". Weiterlesen macht es einfach, E-Mails zu löschen, bei denen Sie immer wieder dieselbe Antwort eingeben.
Durch die Verwendung von Funktionen wie den vordefinierten Antworten von Google Mail können Sie einfacher und schneller zum endgültigen Ziel von Posteingang Null gelangen.
Verwenden Sie den Priority-Posteingang, um auf den Rest Ihrer E-Mails zu antworten
Nachdem Ihr Google Mail-Posteingang organisiert ist und Sie Ihre routinemäßigen E-Mails mit gespeicherten Antworten beantwortet haben, müssen Sie nur noch den Rest Ihrer E-Mails priorisieren.
Verwenden Sie Google Mail Prioritäts-Posteingang Der vorrangige Posteingang von Google Mail löst das Bacn-Problem Weiterlesen um herauszufinden, welche Bestellung Sie adressieren oder auf die E-Mails antworten, die Sie erhalten.
Bereinigen Sie das Archiv
Wenn Sie in Ihrem Google Mail-Konto keinen Speicherplatz mehr haben, benötigen Sie möglicherweise einen schnellen und einfachen Weg, um die E-Mails zu entfernen, die zu viel Speicherplatz beanspruchen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie nach den größten E-Mails in Ihrem Google Mail-Archiv suchen können.
Die einfachste und direkteste Methode besteht darin, die Suche auszuführen hat Anhang. Wenn Sie die Art des Anhangs angeben möchten, da ein Word-Dokument nicht so viel Speicherplatz wie eine Audio- oder Videodatei beansprucht, suchen Sie mit nach bestimmten Dateien Dateiname: mp3, Dateiname: avi, Dateiname: mov und so weiter.
Wenn Sie die Aufgabe an einen Drittanbieter übergeben möchten, autorisieren Sie Finde Big Mail Alle großen E-Mails in Ihrem Google Mail-Konto werden automatisch verwurzelt.
FindBigMail führt eine Suche durch und kategorisiert Ihre E-Mails nach Größe mithilfe von Etiketten in Ihrem Posteingang, die Sie dann durchsuchen können.
Was tun Sie, um Ihren Google Mail-Posteingang leer zu halten? Lass es uns in den Kommentaren wissen.
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Nancy ist Schriftstellerin und Herausgeberin und lebt in Washington DC. Zuvor war sie Redakteurin für den Nahen Osten bei The Next Web und arbeitet derzeit in einem in DC ansässigen Think Tank für Kommunikation und Social Media Outreach.
