Einfache Möglichkeiten zum Organisieren Ihrer Dateien auf dem Mac

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Die meisten modernen Computerbenutzer können sich nur schwer vorstellen, in einer Zeit zu leben, in der die Größe der Computerfestplatten im Bereich von wenigen Megabyte lag. Benutzer aus den Anfängen der Computer kannten die Speicherplatzbeschränkung jedoch so gut, dass sie lernten, sehr selektiv auszuwählen, welche Dateien aufbewahrt und welche weggeworfen werden sollen.

Dank des Luxus von praktisch unbegrenztem Speicherplatz, den wir heute haben, haben Computerbenutzer die Einstellung „Alles jetzt speichern, später darüber nachdenken“ entwickelt. Das Problem ist, dass für einige "zu viele Dinge zu tun" Menschen - wie ich (und vielleicht die meisten von Ihnen) - "später" möglicherweise nie kommen.

Dann, eines Tages, das hundertste Mal, dass Sie Ihre Festplatte (n) nach dieser einen bestimmten Datei durchsuchen, die Sie haben Wenn Sie wirklich keine Ahnung von der Dateiidentität haben, möchten Sie, dass Sie etwas früher in der Dateiorganisation getan haben Abteilung.

Die Gruppierung und die Suche

Die häufigste Lösung für Probleme bei der Dateiorganisation besteht darin, ähnliche Dateien in Ordnern zu gruppieren. Zum Beispiel: Alle Dateien, die sich auf Project X beziehen, werden in den Ordner „Project X“ verschoben, während alle MP3-Dateien in den Ordner „Music“ verschoben werden.

Probleme treten auf, wenn Sie entscheiden müssen, wo Dateien aus Project X abgelegt werden sollen, die auch MP3-Dateien sind. Und meistens ist es weitaus komplizierter.

Um die Effektivität der Verwendung von Ordnern zum Organisieren von Dateien zu erhöhen, können Sie Smart Folder ausprobieren.

• Gehen Sie zum Finder und dann zum Menü Datei - Neuer intelligenter Ordner (oder Befehl + Option + N).

Sie können einen intelligenten Ordner auch erstellen, indem Sie im Finder-Fenster suchen.

• Legen Sie die Regeln des Ordners fest, indem Sie die dort verfügbaren Optionen auswählen.
• Klicken Sie auf das Pluszeichen (+), um weitere Regeln hinzuzufügen.
• Klicken Sie auf die Minus-Schaltfläche (-), um eine Regel zu löschen.

Einige Dinge, die Sie zum Beispiel einstellen können: den Speicherort der Datei, die Art der Datei, das Datum des letzten Öffnens, das Datum der letzten Änderung, den Namen usw.

Vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche "Speichern" zu klicken, nachdem alle Regeln angepasst wurden, und aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zur Seitenleiste hinzufügen", um den Smart-Ordner in der Seitenleiste abzulegen, damit Sie problemlos darauf zugreifen können.

Auf diese Weise können Sie den Inhalt des Smart-Ordners als PDF-Dateien festlegen, die innerhalb einer Woche erstellt wurden und deren Name das Wort "Abrechnung" enthält. Sobald eine PDF-Datei älter als eine Woche ist, wird sie automatisch aus dem Smart-Ordner entfernt.

Wenn Sie den Smart-Ordner nicht mehr benötigen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Aus Seitenleiste entfernen" aus dem Einblendmenü.

Das Tagging

Mac-Benutzer können die Benutzerfreundlichkeit der Smart Folder- und Spotlight-Suche verbessern, indem sie den Dateien Tags hinzufügen. Sie können einer Datei oder einem Ordner mehrere Tags zuweisen und über die Gruppierung von Dateien in Ordnern hinausgehen.

Die traditionelle Methode zum Markieren besteht darin, Spotlight-Kommentare aus dem Dateiinfofenster hinzuzufügen. Sie können auf die Dateiinfo-Fenster zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Element klicken und im Popup-Menü die Option "Informationen abrufen" auswählen oder das Element auswählen und Befehlstaste + I drücken.

Das Markieren einer Datei oder eines Ordners zu einem Zeitpunkt ist jedoch eine mühsame und zeitaufwändige Aktivität. Ganz zu schweigen von langweilig. Der einfachere Weg ist die Verwendung TagIt.

Es ist eine kleine Anwendung, mit der Sie mehrere Dateien einfach mit Tags versehen können. TagIt erleichtert auch das Durchsuchen von Dateien anhand ihrer Tags. Als Bonus können Sie den Dateien oder Ordnern auch Bewertungen zuweisen.

Sie können Tags direkt in Spotlight suchen, indem Sie die Suchzeichenfolge "tag: the_name_of_the_tag" ohne Anführungszeichen verwenden.

Einige mögliche Szenarien für die Verwendung von Tags für Dateien und Ordner sind:

• Weisen Sie einem Tag, an dem Sie gerade arbeiten, das Tag "Laufend" zu und ändern Sie das Tag nach Abschluss des Projekts in "Fertig".
• Weisen Sie der Datei die Namen des Clients als Tags zu.
• Verwenden Sie die Bewertungen als „Wichtigkeitsstufe“.
• Fügen Sie die Namen der Teammitglieder hinzu.
• Fügen Sie die Revisionsnummer hinzu.

Durch Hinzufügen von Tags zu den Regeln des Smart Folder können Sie Ihre Dateien und Ordner viel besser organisieren.

Was ist mit dir? Mit welcher Methode organisieren Sie Dateien? Teilen Sie mit dem Kommentarbereich unten.