Ordnung aus dem Chaos schaffen: 9 großartige Ideen für die Verwaltung Ihrer Computerdateien

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Es ist frustrierend, wenn Sie diese Datei nicht finden können, oder? Wenn Sie alle auf Ihrem Computer vorstellbaren Ordner durchsucht haben und sie irgendwie verloren gegangen sind... oder schlimmer noch, gelöscht wurden. Jetzt sind da ausgezeichnete Suchwerkzeuge für Windows 6 Fantastische Alternativen zur Windows-SucheDauert eine Windows-Systemsuche länger, um Dinge zu finden als eine manuelle Suche? Du bist nicht allein. Wir zeigen Ihnen effizientere Windows-Suchwerkzeuge. Weiterlesen Damit können Sie Ihre Dateien finden, aber sie funktionieren nur, wenn Sie den Namen der Datei kennen. Und Sie möchten kein Programm öffnen, um alle benötigten Dateien und Ordner zu finden. Es ist einfach schön, Dinge ordentlich und leicht zugänglich zu haben, wann immer Sie sie brauchen.

Ich habe eine Liste mit 9 Maßnahmen zusammengestellt, mit denen Sie Computerdateien verwalten und Ihren Computer optimal nutzen können. Denn das ist sein Zweck - zu sein Mehr nützlich, nicht weniger nützlich. Computer sind jedoch in mancher Hinsicht oft komplizierter, wenn sie nicht ordnungsgemäß eingerichtet und verwendet werden, was im Wesentlichen kontraproduktiv ist.

Jetzt starten - Verschieben Sie es nicht

„Das klingt kompliziert. Ich werde es später machen". Lassen Sie diesen Gedanken nicht aufkommen, sonst können Sie den Rest dieses Artikels genauso gut nicht lesen. Dies ist eher ein Tipp ohne Ausreden als eine technische Idee, aber wie bei vielen anderen Dingen ist nur sehr wenig Geschick erforderlich, um tatsächlich organisiert und effizient zu sein. Die größte Ressource ist die Zeit, aber selbst das ist nicht erforderlich. Anstatt sich selbst zu sagen “Ich werde später darauf zurückkommen„Mach es einfach schnell genau dort und dann.

Natürlich sind Prioritäten immer wichtig, und dies ist kein Artikel zum Zeitmanagement. Es ist jedoch überraschend, wie wenig Aufwand wirklich erforderlich ist, um den Prozess zu starten. Die größte Ressource, die benötigt wird, ist nur ein allgemeines Bewusstsein, um diese Datei oder diesen Ordner an der richtigen Stelle abzulegen.

Fragen Sie sich Folgendes: Würden Sie bei der Arbeit oder zu Hause einfach ein paar Dateien oder Ordner auf Ihren Schreibtisch werfen? Was ist mit deinem ganzen Wohnzimmer, Boden, Bett, Schrank... muss ich weitermachen? Die Antwort lautet hoffentlich nicht. Ihr Computer kann mit Ihrem Haus verglichen werden. Nicht nur Ihr Büro oder Arbeitsbereich - wir erledigen jetzt alles auf unseren Computern. Daher ist es wichtig, dass alles sauber bleibt, genau wie in Ihrem Haus.

Ordner verwenden... Bitte!

Lassen Sie mich Ihnen von einem Mann und seinem Flash-Laufwerk erzählen. Er hat es einmal an meinen Computer angeschlossen und es gab keine Ordner, nur Dateien... viele von Dateien. Ich habe bereits erklärt, warum Sie Ihre Dateien organisieren sollten, daher bin ich mir ziemlich sicher, dass klar ist, warum Sie Ordner benötigen. Falls dies nicht der Fall ist, sind Ordner das Rückgrat der Organisation. Selbst wenn Sie über Ordner verfügen, können Sie dennoch sehr unorganisiert sein.

Ein Ordner, der nicht richtig beschriftet ist oder sich am falschen Ort befindet, ist genauso schlecht, wenn nicht sogar schlechter als Dateien auf Ihrem Computer ohne Home (Ordner).

Ein Ort für alles

Verwechseln Sie dies nicht damit, dass Sie alle Ihre Dateien in einem Ordner ablegen... oder sogar alle Ihre Ordner in einem Ordner... oder schlimmer noch, den Desktop. Aber du brauchst einen Ort, an dem du bist kennt dass Sie dort auf Ihre Dateien und Ordner zugreifen können. Das Meine Dokumente Ordner ist der logische und perfekte Ort dafür - aber auch hier ist dies kein Ort zum Füllen all Ihrer Dateien, sondern ein Zuhause für Ihre Ordner, die Ihre Dateien enthalten. Stellen Sie sich das in dem Sinne vor, dass Sie Ihre Ordner nicht in den Garten legen würden, noch würden Sie Ihren Aktenschrank in den Garten legen... Sie legen beide ins Haus. Ihre Meine Dokumente Ordner ist Ihre Art "Haus".

Nach Kategorie organisieren

Eine Möglichkeit, Ihre Ordner und Dateien zu organisieren, besteht in der Kategorie oder dem Typ. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben Dokumente für Schule, Beruf, Privat und Beruf (getrennt von der Arbeit) sowie Musik, Fotos und Filme. Natürlich sollten Musik, Fotos, Videos und Dokumente getrennt aufbewahrt werden, aber die Organisation geht noch einen Schritt weiter. Beispielsweise sollten Sie auch die Arten von Dokumenten organisieren, über die Sie verfügen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun.

Sie können nach Dateityp organisieren, was ich nicht sehr empfehle. Sicher ist es besser, aber es ist nicht ideal. Es wird hauptsächlich für die Massenorganisation und das "schnelle Reparieren" verwendet, obwohl nicht viel "Reparieren" erforderlich ist. Diese Methode kann meistens hilfreich sein, wenn Sie Dinge durchgehen, die Sie im Moment nicht mehr benötigen, und / oder nicht zu detailliert werden möchten. Es hat seinen Platz und ich habe einige Dateien, die ich auf diese Weise organisiert habe, aber Sie wissen immer, dass Sie "diese Dateien" organisieren müssen. Aus diesem Grund ist es keine Methode, die ich sehr empfehlen kann - es gibt bessere Möglichkeiten.

Sie können auch nach der Kategorie organisieren, für die die Datei am relevantesten ist. Beispielsweise sollte ein Schuldokument in einen Schulordner verschoben werden.

Nach Datum organisieren

Das Organisieren nach Datum ist ebenfalls hilfreich, sollte jedoch nicht allein verwendet werden. Der Grund dafür ist, dass Sie eine Datei möglicherweise in einem Ordner mit der Bezeichnung „04-11-2006“ finden, wenn Sie jemals nach einer Datei suchen. Wenn das alles ist, was Sie tun müssen, müssen Sie wahrscheinlich den Ordner öffnen, um seinen Inhalt zu überprüfen und zu sehen, was darin enthalten ist. Es kann schlimmer werden, wenn Sie alle Dateien auf diese Weise ablegen und alle Arten von Typen miteinander vermischen. Auch dies ist nicht sehr gut organisiert und vielleicht schlimmer als gar nichts.

Wenn Sie der Meinung sind, dass das Hinzufügen eines Datums erforderlich ist (was ich häufig für zeitkritische oder aktualisierte Dateien mache Fügen Sie häufig (z. B. einen Lebenslauf) eine Beschreibung mit dem Datum am Ende oder am Anfang hinzu, je nach Ihren Vorlieben.

Übertreiben Sie die Unterordner nicht

Unterordner sind eine Notwendigkeit zum Organisieren von Dateien. Dies ist einer der großen Vorteile, die ein Computer gegenüber herkömmlichen Aktenschränken bietet. Ein Beispiel für eine gute Verwendung von Unterordnern wäre Ihre Arbeit Ordner in Meine Dokumente, ein Projekte Ordner in der Arbeit Mappe, "[Name des Projekts und Datum] Ordner “im Projekte Ordner usw. (falls zusätzliche Ordner benötigt werden).

Beachten Sie jedoch die Anzahl der Ordner in den Ordnern, die Sie haben, da dies eine entmutigende Aufgabe sein kann, Ordner für Ordner nach Ihren Dateien zu öffnen. Wenn Sie wissen, dass Sie schnell auf Dateien zugreifen müssen, versuchen Sie, diese nur ein oder zwei Ordner entfernt zu halten. Ein Teil davon hat mit dem System zu tun, das Sie erstellen, erstellt haben oder mit dem Sie am besten vertraut sind, aber es muss auch mit der Praktikabilität und dem einfachen Zugriff zu tun haben.

Benennen von Dateien und Ordnern: Kurz, aber präzise

Eine andere Sache, die Sie beim Organisieren Ihrer Dateien berücksichtigen sollten, ist, so kurz wie möglich, aber auch so detailliert wie möglich zu sein. In vielen Fällen sind Sie möglicherweise der einzige, der die Ordner oder Dateien verwendet, aber wenn Sie sich für eine Freigabe entscheiden Etwas mit jemandem, entweder auf persönlicher oder beruflicher Basis, möchten Sie, dass es auch ihm klar ist in Bezug auf dich. Sie möchten nicht darüber nachdenken müssen, was Sie in einem Ordnertitel beschreiben wollten. Benennen Sie keinen Ordner "Schulsachen" nenne es “Schule" - Beachten Sie die Betonung der Großschreibung von Dingen, wodurch die Dinge auch schöner aussehen.

Dann können Sie unter Ihrem Schulordner die Dinge nach Schule organisieren (wenn es mehr als eine gibt). Wenn Sie nicht mehr als eine Schule haben, die Sie besucht haben, können Sie Ihren Ordner benennen „Schule: [Name der Schule]."Wenn Sie die Initialen Ihrer Schule abkürzen möchten, sollte dies in Ordnung sein, da Sie wahrscheinlich wissen, was sie bedeuten. Achten Sie jedoch darauf, dass Sie nicht mit Abkürzungen über Bord gehen. Obwohl sie nützlich sein können, um Namen kurz zu halten, ist das Wichtigste, dass Sie verstehen, was sich in dieser Datei oder diesem Ordner befindet.

Greifen Sie schnell auf Ordner und Dateien zu

Wie ich bereits erwähnt habe, stellen Sie sicher, dass Ihre Dateien nicht tief in der Unterordner-Gesamtstruktur versteckt sind. Sie können auch andere Maßnahmen ergreifen, um den Zugriff auf Ihre Dateien zu erleichtern. Neben der offensichtlichen Fähigkeit, eine Datei schnell zu finden, spielt sie auch eine große Rolle bei der Aufrechterhaltung Ihres Dateiverwaltungsstatus. Mit anderen Worten, es ist wichtig, dass Sie eine neue Datei schnell und einfach an der richtigen Stelle auf Ihrem Computer speichern können.

Ändern Sie Ihre Ansicht

Im Windows Explorer gibt es zahlreiche Möglichkeiten, Dateien anzuzeigen. Neben der Anzeige von Dateien in verschiedenen Symbolgrößen gibt es auch ein Vorschaufenster, in dem Sie sehen können, wie die Datei vor dem Öffnen aussieht. Sie können Ihre Dateien auch nach Datum, Name usw. sortieren. Dies korreliert nicht direkt mit der Verwaltung von Dateien per say, ermöglicht jedoch eine insgesamt bessere Benutzererfahrung. Was wir anstreben, ist weniger Arbeit und mehr Effizienz, und wie Sie Ihre Dateien anzeigen, kann genau das tun.

Eine weitere Funktion in Windows Explorer ist die Möglichkeit, einen Ordner zu „Favoriten. ” Wenn es sich um einen Ordner handelt, auf den Sie häufig zugreifen, der jedoch nicht zu den festgelegten Ordnern gehört, die Windows als "Ordner" bezeichnet hat.Liebling, ”Können Sie Ordner in diesen Abschnitt ziehen und dort ablegen. Achten Sie darauf, den Ordner nicht in einen anderen Ordner zu ziehen, der sich bereits in den Favoriten befindet.

Um sicherzustellen, dass Sie den Ordner tatsächlich im Abschnitt Favoriten haben, suchen Sie nach der schwarzen durchgezogenen Linie und der Meldung „Link in Favoriten erstellen.”

Sprunglisten

Windows 7 hat eine großartige Funktion namens „SprunglistenMit dieser Option können Sie Ordner an das Windows Explorer-Popup-Symbol neben der Schaltfläche Start in der Taskleiste anheften. Sie können darauf zugreifen, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und dann auswählen, welcher Ordner geöffnet werden soll. Um einen neuen Ordner hinzuzufügen, greifen Sie ihn einfach und ziehen Sie ihn per Drag & Drop auf das Windows Explorer-Symbol in der Taskleiste. Anschließend können Sie die Ordner beliebig verschieben.

Organisieren Sie Desktop-Ordner mit Zäunen

In einem früheren Artikel von mir, Bereinigen Sie Ihren Windows-Desktop ein für alle Mal So bereinigen Sie Ihren Windows-Desktop ein für alle MalUnordnung ist schädlicher als Sie denken. Ein aufgeräumter Windows-Desktop erleichtert das Auffinden, ist angenehmer anzusehen und reduziert Stress. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren Desktop in Ordnung bringen. Weiterlesen Ich erwähnte sowohl Sprunglisten als auch Zäune. Fences ist ein hervorragendes Programm zum Organisieren der Ordner, die Sie auf Ihrem Desktop haben. Ich empfehle dringend, diesen Artikel zu lesen, um einen detaillierten Einblick in die Bereinigung Ihres Desktops zu erhalten (was in vielerlei Hinsicht der Fall ist ist Verwalten Ihrer Dateien, aber auf andere Weise). Obwohl ich nicht zu viele Symbole und Verknüpfungen auf meinem Desktop mag, bietet Fences eine gute Möglichkeit, mit einem einfachen Doppelklick von Symbolen zu Symbolen zu wechseln.

Auch hier empfehle ich nur, die wesentlichen Ordner auf Ihrem Desktop zu haben. Wenn Sie häufig auf Ihren Ordner mit Ihren Lebensläufen zugreifen, fügen Sie ihn Ihrem Desktop hinzu und verwenden Sie Zäune, um die Symbole auszublenden, wenn Sie sie nicht benötigen. In vielerlei Hinsicht können diese Ordner auch zu Ihrer Sprungliste hinzugefügt und mit der gleichen Zeit, den gleichen Klicks und dem gleichen Aufwand aufgerufen werden.

Bei beiden Optionen müssen Sie wissen, was Sie hinzufügen, um sicherzustellen, dass Sie nicht zu viel hinzufügen und das entfernen, was Sie nicht mehr verwenden. Andernfalls stoßen Sie auf dasselbe Problem, das Sie gerade beheben möchten - ungeordnetes Chaos.

Archivieren Sie, was Sie nicht benötigen oder nicht benötigen

Zunächst müssen wir uns den Begriff „Archiv“. Es werden keine Dateien gelöscht - das möchten Sie selten (je nach Datei). Es speichert Ordner mit Dateien in einem bestimmten Ordner mit dem Titel "Archiv" oder "Alte Dateien". Beachten Sie, dass ich "Ordner mit Dateien" gesagt habe, da Sie nicht nur eine Reihe veralteter Dateien in einen Ordner werfen und ihn als gut bezeichnen möchten. Das trägt nur zu dem Durcheinander bei, das Sie bereits haben.

Wohin soll dieser Ordner gehen? Nun, Sie möchten wahrscheinlich nicht, dass es mit Ihren anderen Dateien vermischt wird, aber das liegt ganz bei Ihnen. Persönlich empfehle ich es immer noch in der Meine Dokumente Ordner, um die Dinge leicht zu merken und konsistent zu halten. Mit einem Namen wie „Archiv"Es befindet sich wahrscheinlich ganz oben in dem Ordner, in den Sie es legen möchten. Um dies zu ändern, können Sie am Anfang des Namens ein „z“ und einen Punkt einfügen, damit der Ordner ungefähr so ​​aussieht „Z. Archiv“. Dadurch wird es am Ende der Liste angezeigt, sodass Sie sich nicht die ganze Zeit Sorgen machen müssen, dass es im Weg ist.

Entfernen und keine Duplikate erstellen

Wie Duplikate entstehen, bleibt oft ein Rätsel. Manchmal wird versehentlich eine Datei an einen anderen Speicherort kopiert. Zum Glück gibt es ein kostenloses Programm, mit dem Sie Duplikate jeglicher Art von Ihrem Computer entfernen können. Ich habe lange benutzt Doppelreiniger und kann es nur empfehlen. Es erhält aktuelle Updates, hat eine einfach zu bedienende Oberfläche und funktioniert einfach.

Machen Sie keine Kopien, machen Sie Verknüpfungen

Um zukünftige Kopien von Dateien zu verhindern, ist es wichtig, Verknüpfungen zu Dateien und Ordnern zu erstellen, nicht zu Kopien. Der Unterschied zwischen den beiden besteht darin, dass eine Kopie eine exakte Nachbildung der ersten Datei oder des ersten Ordners ist, während eine Verknüpfung einfach zur Datei am ursprünglichen Speicherort führt. Verknüpfungen benötigen nicht nur weniger Unordnung, sondern auch weniger Platz.

Um eine Verknüpfung zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner oder die Datei und klicken Sie auf „Verknüpfung erstellen“. Dadurch wird eine Verknüpfung an derselben Stelle erstellt, an der sich die Datei befindet. Sie können diese Verknüpfung dann nehmen, an einen beliebigen Ort verschieben und auf Wunsch sogar umbenennen. Um eine Verknüpfung von etwas auf dem Desktop zu erstellen, klicken Sie mit der rechten Maustaste und bewegen Sie den Mauszeiger über „Senden an" dann klick "Desktop“.

Verhindern Sie Unordnung mit Cloud-basierten Notiz- und Dokumentanwendungen

Es gibt Dinge, die Sie speichern möchten, aber es scheint mühsam, ein Office-Dokument oder eine Textdatei zu erstellen und in einem Ordner auf Ihrem Computer zu speichern. Schon bald ist dieser Ordner voll mit allen Arten von notenähnlichen Dokumenten und es wird überwältigend, nach einer bestimmten Notiz zu suchen. Aus diesem Grund werden Cloud-basierte Anwendungen immer beliebter und es stehen viele zur Auswahl.

Diejenigen, die ich persönlich ausgiebig benutze, sind Evernote und Google Dokumente.

Der Grund, warum ich der Meinung bin, dass Evernote erfolgreich ist, liegt hauptsächlich in seiner lokalen Anwendung. Sie benötigen keinen Webbrowser, um ihn zu verwenden, können jedoch in der Cloud auf Ihre Dateien zugreifen. Ich bevorzuge Google Text & Tabellen, weil ich mein System so entwickelt habe.

Wenn Sie gerade erst anfangen (oder sich noch nicht in einem oder zwei Programmen eingelebt haben, empfehle ich, diese vier sowie andere ähnliche Apps in Betracht zu ziehen und herauszufinden, welche am besten zu Ihnen passen).

Der Grund, warum ich die Verwendung dieser Anwendungen gegenüber der herkömmlichen Methode zum Erstellen eines Dokuments in Microsoft empfehle Word oder eine andere Office-Alternative besteht darin, dass Sie Ihre Notizen sehr gut organisieren, suchen und erstellen können leicht. Es gibt eine Vielzahl von Artikeln auf MakeUseOf sowie im Rest des Internets, die zeigen, wie das geht. Wie der Titel dieses Abschnitts andeutet, bleibt die Unordnung auf Ihrem Computer gering.

Synchronisieren Sie Ihre lokalen Dateien mit der Cloud

Das Synchronisieren Ihrer lokalen Dateien mit der Cloud unterscheidet sich vom Erstellen von Notizen und Dokumenten in der Cloud. Dies ist einer der letzten Schritte, da es wichtig ist, dass Sie zuerst alle vorherigen Schritte verstehen. Wenn Sie dies nicht tun, kann das Synchronisieren weiterer Dateien mit der Cloud das chaotische Durcheinander von Dateien und Ordnern unterstützen. In diesem Bereich gibt es viele Optionen, aber die großen Player sind SugarSync, Dropbox, Google Drive und Microsoft OneDrive. Das sind meine persönlichen Favoriten und ich benutze sie alle, aber es gibt so viele andere wie Mozy, iDrive und so weiter.

Ich empfehle SugarSync dringend für eine Gesamtsicherung Ihrer Computerordner in der Cloud. Bei einzelnen Dateien funktionieren Dropbox, Google Drive und SkyDrive sehr ähnlich. Ob Sie ein Google Text & Tabellen-Fan oder ein Microsoft Web Apps-Fan sind, hängt möglicherweise davon ab, ob Sie Google Drive oder SkyDrive verwenden. Beide sind Kopf an Kopf und wenn Sie nicht beide ausprobiert haben, empfehle ich Ihnen, dies zu tun.

Ich mag Dropbox zum Freigeben von Dateien und SugarSync zum Sichern und Zugreifen auf alle meine Dokumente auf einem anderen mit dem Internet verbundenen Gerät. Ich habe SkyDrive so eingerichtet, dass viele meiner anderen Dateien auf meinem Computer gesichert werden, und ich verwende Google Drive, um Dateien ohne Webbrowser zu organisieren und zu Dokumenten hinzuzufügen.

Bleiben Sie konsequent und schnell

Dies ist eines der wichtigsten Dinge, die zu tun sind. Sobald Sie den Prozess gestartet haben, müssen Sie ihn gewissenhaft fortsetzen, sonst ist alles umsonst und Sie erhalten ein halborganisiertes Dateisystem. Das ist nicht nur unproduktiv, sondern erinnert Sie auch daran, dass Sie nie fertig sind.

Der Schlüssel dazu ist, schnell zu sein. Sobald Sie eine Datei speichern oder erstellen müssen, platzieren Sie sie an der richtigen Stelle. Wenn noch keine Stelle dafür vorhanden ist, erstellen Sie eine. Unabhängig davon, ob Sie dies in der Cloud oder lokal tun, müssen Sie sich an alle vorherigen Tipps erinnern, z. B. kurze, aber detaillierte Tipps von Duplikaten zu machen und auf die Ordnerhierarchie zu achten, indem man organisiert, was Sinn macht, aber nicht übertreibt, indem man zu viele hinzufügt Ordner.

Beginnen Sie jetzt mit der Organisation Ihrer Dateien!

Denken Sie daran, das Wichtigste ist, einfach zu beginnen. Warten Sie nicht, bis Sie "mehr Zeit" haben - Sie werden nie mehr Zeit haben. Obwohl dies momentan möglicherweise nicht der beste Zeitpunkt ist, um alle Ihre Dateien vollständig zu überarbeiten, können Sie dennoch mit der Erstellung einiger Dateien beginnen Ordner und Verlangsamung fügen Ihre neuen Dateien hinzu, die Sie auf Ihrem Computer speichern, unabhängig davon, ob sie heruntergeladen oder heruntergeladen wurden Erstellen. Mit der Zeit können Sie Ihre anderen Dateien erweitern, sich mehr auf sie konzentrieren und sie in Ordnung bringen.

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Bildnachweis: Eine Aktenschrankschublade voller Dateien und Ordner über Shutterstock