So zerlegen Sie einen Posteingang mit 20.000 E-Mails in 30 Minuten auf Null

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Zwischen Werbeaktionen, Newslettern, Benachrichtigungen und allem anderen, was jeden Tag in Ihren Posteingang gelangt, ist es sehr einfach, zu viele E-Mails zu sammeln. Wenn Sie keine Zeit haben, sich damit zu befassen, sitzen Sie möglicherweise in einem Posteingang mit mehr als 20 bis 30.000 Nachrichten.

Irgendwo dort haben Sie wichtige Nachrichten, die Sie nicht verlieren möchten. Aber wie entleert man die Unordnung, ohne das Baby mit dem Badewasser wegzuwerfen?

Wenn Sie den in diesem Artikel beschriebenen Vorgang ausführen, können Sie den Posteingang auf Null setzen mindestens 30 Minuten. Höchstens eine Stunde. Möchten Sie es versuchen? Öffnen Sie Ihren aufgeblähten Posteingang und folgen Sie ihm.

Der aufgeblähte Google Mail-Posteingang

Wir stellen vor: den Posteingang einer sehr beschäftigten Person.

Das stimmt. Fast 20.000 ungelesene E-Mail-Nachrichten. Das sind nur die ungelesenen. Die Gesamtgröße meines E-Mail-Kontos vor dem Starten dieses Vorgangs betrug 35.000 Nachrichten.

Das erste, was Sie tun müssen, ist, die niedrig hängenden Früchte abzuschneiden.

Wirf den Müll raus

Es versteht sich von selbst, dass Sie den Papierkorb häufig entfernen müssen, nicht nur zu Hause, sondern auch in Ihrem Google Mail-Posteingang.

Klicken Sie auf Ihre Müll Klicken Sie in der linken Navigationsleiste oben in der Nachrichtenliste auf das Feld "Alle auswählen" und dann auf den Link "Alle Konversationen", der vor der ersten E-Mail aufgeführt ist.

Dann klicken Sie auf Unwiederuflich löschen.

Nächster, Gehen Sie nach Google Mail-Spam. Klicken Sie im Navigationsfeld auf Spam Klicken Sie auf "Alle Spam-Nachrichten jetzt löschen".

Fühlt sich gut an, oder? Wir haben den Posteingang noch nicht wirklich eingedrückt, aber es ist ein großartiges Gefühl, mit dem Reinigen Ihres Posteingangs zu beginnen, nachdem Sie den Papierkorb herausgenommen haben.

Nun zur nächsten Stufe der niedrig hängenden Früchte.

Soziale und Promotions

Wenn Sie den Google Mail-Posteingang im Standardstil von Google verwenden, wird dies angezeigt Sozial und Beförderung Registerkarten oben in Ihrem Posteingang.

Klicken Sie auf diese und scrollen Sie durch die Liste, um nach großen Mengen an Duplikaten zu suchen.

Dies sind die Schuldigen, die jeden Tag Ihren Posteingang füllen.

Wenn Sie sie gefunden haben, öffnen Sie die E-Mail und suchen Sie die Abmelden Link oben oder unten in der E-Mail.

Gehen Sie nur die ersten Seiten der Social- und Promotion-Posts durch und suchen Sie nach großen Gruppen von Duplikaten. Gerade Bereinigen Sie Ihre E-Mail-Newsletter 5 Apps zum Verwalten guter E-Mail-Newsletter und zum Abbestellen von JunkAbonnieren Sie gerne Newsletter? Mit diesen Tools können Sie sie in Ihrem Posteingang verwalten und diejenigen abbestellen, die Sie nicht möchten. Weiterlesen reduziert die Menge an E-Mails, die jeden Tag Ihren Posteingang füllen, drastisch.

Verbringen Sie nicht zu viel Zeit damit, denn es gibt momentan größere Fische zum Braten. Nachdem Sie mit diesem Artikel fertig sind, möchten Sie Sandys Artikel über lesen Beherrschen der Angst vor dem Posteingang von Google Mail So meistern Sie die Angst vor dem Posteingang in Google MailSo viele E-Mails, so wenig Zeit. Fühlen Sie sich bei der Verwaltung Ihres Google Mail-Posteingangs so? Wir zeigen Ihnen einfache Einstellungen und hilfreiche Tools zum Organisieren und Stresssichern Ihres Google Mail-Posteingangs. Weiterlesen um zu verhindern, dass Sie erneut in dieses Chaos geraten.

Wenn Sie sich von den häufigsten E-Mails abgemeldet haben, klicken Sie auf Wählen Sie Alle Klicken Sie erneut oben auf das Symbol und klicken Sie oben auf den Link „Alle Konversationen auswählen“.

Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um alle zu löschen.

Wiederholen Sie den gleichen Vorgang auf der Registerkarte Promotions. Bis Sie alle diese Dateien gelöscht haben, haben Sie Ihren Posteingang wahrscheinlich bereits um einige Tausend reduziert.

Und du wirst nur aufgewärmt.

Beschriftete E-Mails sichern und löschen

Vor Jahren war ich Teil eines Teams, das Online-Untersuchungen durchführte. Im Laufe meiner Zeit habe ich ein paar tausend E-Mails gesammelt - alle mit einem speziellen Google Mail-Label angewendet So sortieren Sie Ihren Google Mail-Posteingang nach Absender, Betreff und BezeichnungDie Verwaltung von Google Mail hat ein wesentliches Geheimnis: Erfahren Sie, wie Sie Ihren Google Mail-Posteingang mit Filtern wie Betreff, Absender und Beschriftungen sortieren. Weiterlesen der eingehenden, verknüpften E-Mail-Adresse.

Die Adresse wurde 2015 geschlossen, aber ich habe mich nie darum gekümmert, all diese E-Mails zu löschen.

Sie haben wahrscheinlich vor Jahren alle möglichen Labels erstellt. Vielleicht haben Sie den Prozess sogar mit Filtern für eingehende E-Mails automatisiert. Alle diese E-Mails sitzen nur da und verschwenden Platz.

Sie können beschriftete E-Mails nicht einfach in großen Mengen löschen, da Sie sie aus einem bestimmten Grund beschriftet haben. Vielleicht enthalten sie jahrelange Forschung oder sie sind ein historisches Archiv einiger Ihrer Arbeiten, die Sie einfach nicht verlieren möchten.

Sichern Sie wichtige beschriftete E-Mails

Zum Glück ist das sehr einfach Sichern Sie alle diese E-Mails in großen Mengen mithilfe der Google-Funktion zum Exportieren von Konten.

Google bietet eine Laden Sie Ihre Daten herunter Seite für jeden Dienst in Ihrem Google-Konto.

Klicke auf Archive verwalten Link, und klicken Sie dann auf Neues Archiv erstellen.

Scrollen Sie nach unten zu Ihrer Kontenliste und klicken Sie auf Nichts ausgewählt alle Konten abwählen.

Scrollen Sie dann nach unten zu Ihrem Google Mail-Konto und klicken Sie auf den Schalter, um nur diesen Dienst zu aktivieren.

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil und dann auf Wählen Sie Beschriftungen aus.

Gehen Sie die Liste der Labels durch, die Sie in Ihrem Google Mail-Konto erstellt haben, und wählen Sie alle aus, von denen Sie eine vollständige Sicherung erstellen möchten.

Unter der Liste können Sie das komprimierte Dateiformat und die maximale Archivgröße auswählen.

Klicken Sie abschließend auf Archiv erstellen Taste.

Google wird Ihnen per E-Mail mitteilen, dass die Archivierung begonnen hat. Es kann einige Stunden oder sogar einen Tag dauern, aber schließlich erhalten Sie eine Folge-E-Mail, wenn das Archiv zum Herunterladen bereit ist. Der Download-Link befindet sich direkt in der E-Mail-Nachricht.

Sobald Sie Ihr E-Mail-Archiv heruntergeladen und an einem sicheren Ort gespeichert haben, können Sie beschriftete E-Mails löschen.

Beschriftete E-Mails und Etiketten löschen

Klicken Sie in Ihrem Google Mail-Posteingang auf jedes Etikett, damit die E-Mails angezeigt werden, und wählen Sie Alle aus der Auswahlliste.

Erinnere dich an Wählen Sie alle Gespräche aus wie du es vorher getan hast.

Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol, um alle diese E-Mails zu löschen.

Wenn Sie Glück haben, werden Sie auf Etiketten mit Tausenden von E-Mails stoßen, die Sie aus Ihrem Posteingang entfernen können, sobald Sie ein Backup haben.

Vergessen Sie nicht, alle alten Etiketten zu löschen, nachdem Sie alle E-Mails gelöscht haben. Klicken Sie einfach auf die Dropdown-Liste rechts neben dem Markennamen und wählen Sie Etikett entfernen von der Liste.

Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie die Größe Ihres Posteingangs bereits erheblich reduziert haben. Aber lasst uns nicht zurückhalten. Wir haben noch ein paar Tricks im Ärmel.

Alte E-Mails löschen

Wenn Sie Zehntausende von E-Mails haben, stehen die Chancen gut, dass selbst die E-Mails, die vor vier oder fünf Jahren wichtig waren, nicht mehr sehr wichtig sind.

Jetzt ist es an der Zeit, wirklich tief und sauber zu graben. Lassen Sie uns diese sehr alten E-Mails loswerden.

Geben Sie dazu einfach "old_than: 2y" in das Feld ein Google Mail-Suchfeld. Sie können ein beliebiges Zeitlimit festlegen, indem Sie 2 auf die Anzahl der E-Mail-Jahre ändern, die Sie behalten möchten.

Denken Sie daran, dass Sie unabhängig von der Menge an E-Mails, die Sie "aufbewahren", am Ende sortieren müssen, um die wirklich wichtigen herauszuholen. Machen Sie diesen Zeitrahmen so klein, wie Sie möchten.

Wählen Alle E-Mails und Wählen Sie alle Gespräche ausKlicken Sie dann wie bisher auf das Papierkorbsymbol.

Danach sollte Ihr E-Mail-Posteingang von Zehntausenden zu diesem Zeitpunkt endlich in die einzelnen Tausend eingehen.

An diesem Punkt ist es an der Zeit, etwas selektiver vorzugehen, um das verbleibende Chaos zu beseitigen.

Bereinigen, sortieren und organisieren

Bedenken Sie zunächst, dass E-Mails, die Sie vor ein paar Wochen noch nicht geöffnet haben, wahrscheinlich nie geöffnet werden.

Sie können diese schnell bereinigen, indem Sie nach allen ungelesenen E-Mails suchen, die älter als zehn Tage sind.

Geben Sie im Suchfeld einfach "is: ungelesen älter als: 10d" ein.

Wählen Sie alle aufgelisteten E-Mails aus und löschen Sie sie.

Ein weiterer Ansatz, um die verbleibende Liste der E-Mails noch weiter zu verkleinern, ist die Suche nach typischen Spam- oder Werbe-Betreffzeilen. Sie können dies tun, indem Sie Suchanfragen wie "Betreff: Deal", "Betreff: Werbegeschenk" oder "Betreff: Letzte Chance" eingeben.

Jede Suche sollte weit über 100 E-Mails gleichzeitig ergeben. Wischen Sie sie einfach weiter aus.

Beenden Sie Ihren Posteingang

Zu diesem Zeitpunkt sollte Ihr Berg von Zehntausenden von E-Mails auf eine viel überschaubarere Größe reduziert werden. Sie haben Ihren Posteingang jetzt hauptsächlich auf E-Mail-Nachrichten konzentriert, die für Sie wichtig sind und die Sie möglicherweise behalten möchten.

Scrollen Sie als Nächstes durch die verbleibenden E-Mails. Wenn Sie wichtige E-Mails finden, die Sie behalten möchten, ziehen Sie sie einfach auf die Etiketten, die Sie für sie erstellt haben (oder erstellen Sie neue Etiketten, falls sie noch nicht vorhanden sind).

Das klingt nach einer lästigen Pflicht, aber das visuelle Scannen einer Seite mit E-Mails sollte nur einige wenige ergeben, die Sie tatsächlich behalten möchten. Anschließend können Sie alle E-Mails auf dieser Seite auswählen und alle löschen. Dadurch werden ungefähr 50 E-Mails gleichzeitig gelöscht.

Denken Sie daran, wenn Sie einen wiederholten Absender bemerken, öffnen Sie die E-Mail und klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil neben der Antwortschaltfläche. Klicken Sie in dieser Liste auf "Nachrichten wie diese filtern".

Wählen Sie dann alle aus und löschen Sie die Liste der übereinstimmenden E-Mails, die angezeigt werden.

Durch das Beschriften, Filtern und Löschen großer E-Mail-Blöcke erhalten Sie diese Liste mit etwas mehr als 1.000 E-Mails in kürzester Zeit bis zu diesem wundersamen Posteingang Null.

Es ist ein unglaubliches Gefühl, diese "leere" Notiz im Posteingang zu sehen, besonders wenn Sie Jahre vergangen sind, ohne sie zu sehen!

Lass das Biest nicht wachsen

Nachdem Sie sich die Zeit genommen haben, das riesige Biest eines Posteingangs endlich wieder unter Kontrolle zu bringen, ist es wichtig, dass es nicht wieder zu groß wird. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, alle verfügbaren Funktionen von Google Mail zu studieren, um die Organisation und Optimierung zu gewährleisten.

Weitere Informationen zu diesen Funktionen finden Sie in unserem Power User Guide für Google Mail Das Power User Guide für Google MailDieser kostenlose Google Mail-Leitfaden richtet sich an Personen unter Ihnen, die Google Mail bereits als E-Mail-Client verwenden und die zahlreichen Produktivitätsfunktionen optimal nutzen möchten. Weiterlesen und muss diesen Prozess nie wieder durchlaufen.

Bildnachweis: Nomadsoul1 /Depositphotos